Một số điều cần lưu ý trong quy định về quản lý tòa nhà văn phòng

Cùng Luci tìm hiểu về quy định trong quản lý tòa nhà văn phòng

Xây dựng quy định quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả chuyên nghiệp giúp văn phòng của bạn thu hút được vốn đầu tư lớn và nhiều khách hàng thuê mua. Hãy cùng Luci tìm hiểu về một số điều quan trọng trong quy định về quản lý tòa nhà văn phòng qua bài viết dưới đây.

Xem thêm: Phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng

Mục lục

Quy định quản lý tòa nhà văn phòng là gì?

Quy định về quản lý tòa nhà văn phòng hiểu một cách đơn giản là những quy định về việc quản lý, vận hành và khai thác cơ sở vật chất của tòa nhà văn phòng, nó liên quan đến một số hoặc toàn bộ các hoạt động sau:

Đảm bảo an ninh, trật tự
Dịch vụ vệ sinh
Quản lý và chăm sóc khách hàng, đối nội, đối ngoại, nhân sự, giám sát hoạt động
Vận hành, bảo trì bảo dưỡng và ngăn ngừa sự cố của toàn bộ hệ thống kỹ thuật tòa nhà
Phụ trách hợp tác, cho thuê, marketing …

Chất lượng quản lý tòa nhà ảnh hưởng rất lớn tới giá trị cho thuê văn phòng và số lượng khách hàng hợp tác tới thuê. Do đó, các quy định này có trò rất quan trọng, giúp cho tòa nhà văn phòng vận hành một cách khoa học, hiệu quả, mang lại trải nghiệm tốt cho khách hàng.

Một số điều cần lưu ý trong quy định về quản lý tòa nhà văn phòng

Theo quy định tại điều 73 tại Bộ luật nhà ở, các doanh nghiệp quản lý vận hành tòa nhà cần phải tuân thủ theo điều kiện quản lý. Việc quản lý tòa nhà văn phòng phải do đơn vị có năng lực về chuyên môn quản lý và vận hành.

Đơn vị này phải thực hiện đầy đủ các công việc quản lý, vận hành các hệ thống kỹ thuật, trang thiết bị, bảo trì nhà và những công tác phòng cháy chữa cháy thường xuyên.

Quy định đối với việc quản lý tòa nhà

Ban quản trị cần có giấy phép quản lý tòa nhà theo đúng quy định, mỗi cá nhân trong ban quản lý phải có trình độ và được đào tạo để có kiến thức chuyên môn tương ứng với vị trí công tác theo quy định của Nhà nước,nắm rõ các nguyên tắc trong việc quản lý vận hành nhà văn phòng.
Để việc quản lý, vận hàng tòa nhà văn phòng hiệu quả hơn thì đơn vị quản lý cần làm việc với chính quyền địa phương. Chính quyền, cơ quan có thẩm quyền sẽ đưa ra những quy định nghiêm ngặt khi tòa nhà đi vào sử dụng. Điều này giúp đảm bảo quyền lợi và giúp cư dân tránh khỏi các rủi ro không đáng có.

Quy định về quy trình quản lý tòa nhà

Quy trình quản lý toà nhà sẽ bao gồm rất nhiều tài liệu

Theo quy định về quản lý tòa nhà văn phòng, quy trình quản lý tòa nhà sẽ cần bao gồm:

– Quản lý hợp đồng

Quy trình ký hợp đồng cho thuê và những quy định cụ thể

Quy trình thu tiền thuê

Quy trình thu tiền dịch vụ

Quy trình thanh lý hợp đồng

– Quy trình khách hàng

Quy trình quản lý và sử dụng phòng

Quy trình đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng

Quy trình xử lý và giải quyết các khiếu nại của khách hàng

Quy định về an toàn, an ninh của khách hàng

Quy định quản lý tài sản của khách hàng

Quy định quản lý vệ sinh của khách hàng

Quy định quản lý thiết bị, dịch vụ của tòa nhà

– Quy trình an ninh

Nội quy phòng cháy, chữa cháy của tòa nhà

Quy trình tuần tra bộ phận bảo vệ

Quy định huấn luyện về an toàn phòng cháy chữa cháy

Quy trình kiểm soát tài sản, hàng hoá

Quy trình kiểm soát khách tham quan, nhân viên

Quy trình giữ xe ( ô tô, gắn máy, xe đạp)

– Quy trình vận hành kỹ thuật

Quy trình sửa chữa, bảo trì tòa nhà

Quy trình bảo trì các công trình xây dựng

Quy trình bảo dưỡng thang máy, máy điều hoà,..

– Quy trình vệ sinh

Quy định kế hoạch vệ sinh các khu vực tại tòa nhà

Quy định quản lý rác thải trong và ngoài tòa nhà

Để đảm bảo tính minh bạch hoàn toàn trong hoạt động quản lý, các đơn vị quản lý tòa nhà chuyên nghiệp thường nhờ đến sự hỗ trợ của các giải pháp phần mềm. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian tương tác, chi phí mà còn giúp việc phân bổ nhân sự trở nên hợp lý hơn.

Luci Building – Lựa chọn thông minh cho hoạt động quản lý tòa nhà văn phòng

Giải pháp giúp quản lý tòa nhà văn phòng tối ưu Luci Building

Bạn là chủ đầu tư? Bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý toà nhà hiệu quả với những quy trình thực hiện chuyên nghiệp? Luci Building chính là sự lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn. Luci Building đang được đánh giá là giải pháp toàn diện và hiệu quả nhất trong việc quản lý khu đô thị. Giải pháp này hướng tới đơn vị khách hàng chính là các chủ đầu tư, ban quản lý, cư dân thuộc:

Tòa nhà chung cư hoặc chuỗi tòa nhà chung cư

Khu cao ốc văn phòng, trung tâm thương mại

Khu đô thị phức hợp

Khu công nghiệp

Sự tiện lợi, hữu ích của phần mềm quản lý văn phòng sẽ giúp bạn thu hút được khách hàng. Luci Building sẽ giúp ban quản lý xây dựng được hình ảnh văn phòng hiện đại, đảm bảo tòa nhà vận hành hiệu quả, chuyên nghiệp với sự hỗ trợ của các tính năng nổi bật sau: