Bộ quy trình quản lý tòa nhà chuyên nghiệp và hiệu quả

Bộ quy trình quản lý tòa nhà không chỉ là danh sách một loạt các công việc cần thực hiện, đó còn là nền tảng quản lý cho mọi dự án tòa nhà hiện đại ngày nay. Từ việc quản lý tài chính, an ninh, vệ sinh đến bảo trì cơ sở hạ tầng và quản lý con người để duy trì một không gian sống và làm việc tốt nhất.

1. Bộ quy trình quản lý tòa nhà là gì?

Bộ quy trình quản lý tòa nhà là tập hợp các quy trình và quy định được thiết kế để quản lý và vận hành một tòa nhà hiệu quả. Bao gồm một loạt các quy trình như quản lý vệ sinh để đảm bảo môi trường sống và làm việc sạch sẽ và an toàn; quản lý hệ thống kỹ thuật để đảm bảo hoạt động ổn định của các thiết bị cơ điện và tiện ích; quản lý an ninh để bảo vệ tài sản và an toàn cho cư dân và tòa nhà; quản lý tài chính để quản lý ngân sách, thu chi và các hoạt động tài chính khác; quản lý khách hàng để tương tác và hỗ trợ cư dân trong mọi vấn đề liên quan đến cuộc sống hàng ngày tại tòa nhà…

Các bước và phương pháp trong bộ quy trình này có thể thay đổi tùy thuộc vào nhiều yếu tố như loại hình tòa nhà (căn hộ chung cư, tòa nhà văn phòng, khu thương mại, v.v.), mục đích sử dụng (cư trú, thương mại, hỗn hợp), kích thước, vị trí cũng như các yếu tố văn hóa và pháp lý địa phương. Do đó, bộ quy trình quản lý tòa nhà đòi hỏi sự linh hoạt để đảm bảo các hoạt động quản lý phù hợp với điều kiện cụ thể của từng tòa nhà.

2. Tầm quan trọng của bộ quy trình quản lý tòa nhà

Bộ quy trình quản lý tòa nhà đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động hàng ngày của tòa nhà đồng thời tạo ra một môi trường sống và làm việc an toàn, tiện nghi cho cư dân. Dưới đây là một số điểm nổi bật về tầm quan trọng của bộ quy trình quản lý tòa nhà:

2.1. Đảm bảo an toàn

Quy trình quản lý tòa nhà rõ ràng và chuyên nghiệp đảm bảo các biện pháp an ninh được triển khai và duy trì để bảo vệ tài sản của tòa nhà và an toàn cho cư dân. Nếu có bất kỳ vấn đề nào xảy ra sẽ được xử lý kịp thời và nhanh chóng nhất.

Quy trình quản lý tòa nhà cũng đảm bảo rằng các công việc bảo trì và sửa chữa được thực hiện định kỳ và kịp thời, giúp nâng cao hiệu suất thiết bị và giảm nguy cơ sự cố hoặc hỏng hóc.

2.2. Phòng tránh được rủi ro

Bộ quy trình quản lý tòa nhà bao gồm các công việc đánh giá rủi ro định kỳ để xác định những nguy cơ có thể xảy ra trong quá trình vận hành tòa nhà, bao gồm nguy cơ về an ninh, kỹ thuật, tài chính và hành vi cư dân. Từ đó giúp ban quản lý tòa nhà xây dựng kế hoạch giảm thiểu hoặc loại bỏ các rủi ro được xác định. Các biện pháp thực hiện như thực hiện an ninh bổ sung, kiểm tra kỹ thuật định kỳ, duy trì các dịch vụ bảo trì định kỳ và thiết lập ngân sách dự phòng…

Bên cạnh đó, tài liệu quản lý cũng đào tạo cho nhân viên về các nguy cơ tiềm ẩn và biện pháp phòng tránh rủi ro, tăng cường nhận thức và sự hiểu biết về các quy tắc an toàn, có kế hoạch chi tiết và thực hành để đối phó với các tình huống khẩn cấp như hỏa hoạn, cúp điện, ngập lụt,… Đảm bảo rằng tất cả các nhân viên và cư dân đều biết và hiểu kế hoạch này.

2.3. Nâng cao giá trị tòa nhà

Một tòa nhà được quản lý tốt và cung cấp dịch vụ ấn tượng cho cư dân có thể tạo ra một cộng đồng dân cư tích cực và hạnh phúc. Từ đó nâng cao uy tín, giá trị của tòa nhà trong mắt cư dân.

Đặc biệt, trong thời đại số, các phần mềm quản lý tòa nhà thông minh được ban quản lý ứng dụng rộng rãi đem đến trải nghiệm quản lý dễ dàng hơn, thuận tiện hơn đồng thời giúp cho mọi hoạt động của tòa nhà được hoạt động theo cách hiện đại, hòa cùng làn sóng số hóa đang lan tỏa khắp mọi nơi. Cư dân thông minh cũng thông qua các app quản lý có thể tương tác dễ dàng với ban quản lý, đăng ký và thanh toán các dịch vụ tiện ích với vài thao tác đơn giản. 

3. Ai là người chịu trách nhiệm quản lý tòa nhà? 

Công tác quản lý vận hành tòa nhà sẽ do ban quản lý tòa nhà đảm nhận. Ban quản lý thực hiện các hoạt động giám sát, kiểm tra, lập kế hoạch,… nhằm bảo trì, bảo dưỡng kịp thời, đảm bảo an ninh,… cho tòa nhà. Ban quản lý tòa nhà sẽ có từng nhóm nhân sự phụ trách cho các mảng nhỏ của quản lý vận hành tòa nhà, mỗi đội sẽ có quản lý riêng, chịu trách nhiệm quản lý chung sẽ là Giám đốc Ban quản lý tòa nhà.

4. Bộ quy trình quản lý tòa nhà chuyên nghiệp và hiệu quả

Một bộ quy trình quản lý tòa nhà chuyên nghiệp và hiệu quả cần phải bao gồm các phương pháp và quy trình quản lý sao cho khi thực hiện sẽ đảm bảo hoạt động của tòa nhà được điều hành một cách linh hoạt, an toàn và tiết kiệm.

4.1. Quy trình quản lý vệ sinh tòa nhà

Một trong những vấn đề quan trọng nhất trong bộ quy trình quản lý vận hành tòa nhà là vấn đề vệ sinh. Các tòa nhà cần được vệ sinh thường xuyên và định kỳ vì số lượng người sinh sống và đi lại hằng ngày rất lớn.

Ban quản lý tòa nhà cần phải thiết lập các nguyên tắc và quy định phù hợp cho đội ngũ nhân viên để đảm bảo sự sạch sẽ của hệ thống tòa nhà. Nguyên tắc này có thể bao gồm việc xử lý rác thải, các khu vực cần được làm sạch từ bên trong đến bên ngoài của tòa nhà,… Quy trình quản lý vệ sinh thường được xử lý bởi một đơn vị quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp và sẽ được thực hiện như sau: 

• Khảo sát các hạng mục và diện tích của từng hạng mục.
• Lên kế hoạch vệ sinh sau khi đánh giá tình hình
• Tiến hành vệ sinh các hạng mục.
• Lên kế hoạch các phương án hỗ trợ để đảm bảo hiệu quả trong quá trình quản  lý sử dụng nhà chung cư, văn phòng.

4.2. Quy trình quản lý vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà hiệu quả

Hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà bao gồm các hệ thống:

• Hệ thống điều hòa không khí và thông gió, thang máy, máy phát điện, hệ thống điện nặng (tủ điện, ổ cắm, chiếu sáng…)
• Hệ thống điện nhẹ (camera, CCTV, âm thanh P/A, mạng LAN, điện thoại, báo cháy…)
• Hệ thống phòng cháy chữa cháy
• Hệ thống bơm
• Hệ thống đường ống
• Hệ thống xử lý và cấp, thoát nước sinh hoạt
• Hệ thống thiết bị vệ sinh…

Các hệ thống kỹ thuật cần được vận hành đúng cách, lên lịch bảo trì và bảo dưỡng thường xuyên để luôn luôn ở trong tình trạng vận hành bình thường 24/7. 

4.3. Quy trình quản lý an ninh tòa nhà 

Quản lý an ninh tòa nhà là một khâu quan trọng trong bộ quy trình quản lý tòa nhà chuyên nghiệp. Bao gồm các hạng mục như giám sát camera an ninh, bảo vệ bên trong và bên ngoài tòa nhà, bảo vệ bãi đỗ xe,… An ninh và an toàn của tòa nhà sẽ là một điểm cộng rất lớn, vì thế quy trình quản lý an ninh cũng cần được thực hiện chi tiết theo các giai đoạn dưới đây:

• Khảo sát chi tiết tổng thể của tòa nhà bao gồm thiết kế, lối ra vào…
• Khảo sát an ninh khu vực và đánh giá thực trạng an ninh.
• Đưa ra các phương án bố trí nhân viên bảo vệ để đảm bảo an ninh tuyệt đối
• Triển khai các công việc cụ thể để bảo vệ an ninh tòa nhà.
• Xây dựng phương án dự phòng nhằm đề phòng sự cố xảy ra,
• Thiết lập các quy định, đào tạo, tập huấn cho nhân viên về vấn đề PCCC

4.4. Quy trình quản lý các nhà thầu chuyên nghiệp

Quản lý các nhà thầu đóng vai trò quan trọng trong bộ quy trình quản lý tòa nhà một cách toàn diện. Ngoài các nhà thầu liên quan đến xây dựng, sửa chữa và bảo trì hệ thống, còn có các nhà thầu khác chịu trách nhiệm về dịch vụ như dọn dẹp, quản lý cây cối, an ninh, và các hạng mục khác phục vụ trực tiếp cho quản lý tòa nhà. Dưới đây là một số quy trình quản lý và giám sát nhà thầu có thể được áp dụng để tối ưu hóa quản lý:

• Khảo sát tình hình và tiếp nhận ý kiến chung về các kế hoạch phát triển nhà thầu
• Lên kế hoạch chi phí
• Lập ra kế hoạch mời nhà thầu chi tiết
• Lập kế hoạch quản lý các nhà thầu
• Giám sát tiến độ công việc của các nhà thầu và yêu cầu báo cáo theo tuần/tháng

4.5. Quy trình quản lý tài chính

Để đảm bảo sự minh bạch, rõ ràng và hợp lý trong việc sử dụng nguồn tài chính cho xây dựng, quản lý tài chính trở thành một yếu tố không thể thiếu trong quy trình quản lý các tòa nhà.

• Lên kế hoạch thu tài chính.
• Lên kế hoạch chi quỹ tiền mặt.
• Lập kế hoạch báo cáo quá trình thu chi hàng tháng hoặc định kỳ.
• Xây dựng kế hoạch cụ thể để phối hợp với các bộ phận nhằm hỗ trợ công tác quản lý tài chính của tòa nhà.

4.6. Quy trình quản lý hành chính tòa nhà

Không thể phủ nhận vai trò quan trọng của quản lý hành chính trong hoạt động của mỗi tòa nhà. Đây là khâu không thể thiếu, đóng vai trò trung tâm trong việc duy trì sự trơn tru và hiệu quả của mọi hoạt động. 

• Xây dựng quy trình chuẩn trong việc tiếp nhận, chuyển nhận thư tín, chứng từ, văn bản.
• Xây dựng quy trình tiếp nhận và phản hồi ý kiến khách hàng.
• Xây dựng quy trình triển khai báo cáo tổng kết định kỳ, báo cáo hàng tháng, hàng quý.
• Có kế hoạch chi tiết để phối hợp hỗ trợ giữa các bộ phận để đảm bảo công tác quản lý tài chính.

4.7. Quy trình quản lý khách hàng chuyên nghiệp

Trong thời đại hiện nay, các tòa nhà đóng vai trò như “ngôi nhà thứ hai”, đáp ứng nhu cầu sinh sống và làm việc của nhiều người. Để tối ưu hóa trải nghiệm của khách hàng và đảm bảo an ninh cho các tòa nhà đòi hỏi sự khéo léo và kỹ năng chuyên nghiệp trong quy trình quản lý khách hàng.

• Lập danh sách khách hàng cần được quản lý.
• Thành lập bộ phận chăm sóc khách hàng bao gồm giải quyết vấn đề, giải đáp thắc mắc, tiếp nhận ý kiến đóng góp…
• Đón tiếp và hướng dẫn khách hàng khi đến tòa nhà
• Kết hợp với bộ phận an ninh giữ gìn trật tự của tòa nhà.
• Trang trí tòa nhà theo yêu cầu của khách hàng
• Đào tạo và giám sát tác phong, thái độ của nhân viên tòa nhà đối với khách hàng.
• Bảo hành, sửa chữa lỗi căn hộ cho khách hàng

4.8. Quy trình quản lý vận hành nhân sự tòa nhà

Để đạt được sự chuyên nghiệp và chất lượng cao trong hoạt động vận hành tòa nhà, đào tạo nhân sự là công tác quan trọng. Bởi vì, chỉ khi nhân sự được đào tạo bài bản và đầy đủ mới có thể thực hiện công việc trong quy trình quản lý một cách hiệu quả. Vì vậy, cần ban quản lý cần có giải pháp quản lý và kế hoạch đào tạo nhân sự chặt chẽ để đáp ứng yêu cầu trong công việc. 

• Xây dựng kế hoạch và phương án tuyển dụng, đào tạo nhân sự nhằm đáp ứng cho nhu cầu của tòa nhà.
• Xây dựng hệ thống quản lý, và phân phối hợp lý nguồn nhân sự cho từng bộ phận.
• Xây dựng kế hoạch phối hợp hỗ trợ giữa các bộ phận để thực hiện công việc được hiệu quả hơn.

4.9. Quy trình làm báo cáo quản lý tòa nhà

Mỗi bộ phận và nhân viên trong tòa nhà đều có trách nhiệm báo cáo định kỳ cho ban quản lý tòa nhà hoặc cư dân, tuân thủ theo các mốc thời gian nhất định theo ngày/tuần/tháng/quý/năm. Thông tin được cung cấp qua báo cáo giúp chủ đầu tư và ban giám sát có cái nhìn tổng quan về tình hình và có biện pháp điều chỉnh kịp thời khi cần thiết.

Báo cáo về quy trình quản lý tòa nhà phải được thực hiện một cách khách quan, trung thực và phản ánh chính xác các vấn đề. Đây cũng là tiêu chí để đánh giá sự chuyên nghiệp trong quy trình quản lý vận hành. Số liệu và thông tin trong báo cáo sẽ thể hiện liệu các phần việc trong toàn bộ quy trình được thực hiện một cách chính xác và nghiêm túc hay không.

4.10. Hệ sinh thái các giải pháp công nghệ của Luci trong quản lý và vận hành các tòa nhà hiện đại

Quản lý số là giải pháp quản lý thông minh giúp cho bộ quy trình quản lý tòa nhà được thực hiện hiệu quả. Công ty Cổ phần Luci là một trong những đơn vị tiên phong trong việc nghiên cứu và ứng dụng các giải pháp công nghệ trong công tác quản lý thời đại số. Các giải pháp IoT (Internet of Things) trong quản lý tòa nhà thông minh được nghiên cứu và phát triển bởi Luci đã được triển khai và mang đến thành công cho nhiều dự án lớn trong và ngoài nước. Các giải pháp của Luci bao gồm:

Luci RMS – Giải pháp đô thị thông minh toàn diện từ quản lý điều hành, an ninh, giao thông, môi trường, y tế cho đến cuộc sống tiện nghi của người dân giúp cân bằng giữa việc chăm sóc cuộc sống cho cư dân đồng thời hoàn thành tốt các công việc của ban quản lý.

Luci iBMS – Giải pháp quản lý tòa nhà đồng bộ, cho phép quản lý, điều khiển các hệ thống cơ điện, cung cấp nước sinh hoạt, điều hòa thông gió, cảnh báo môi trường, an ninh, báo cháy trong một tòa nhà…đảm bảo cho việc vận hành các thiết bị trong toàn được chính xác, kịp thời, hiệu quả, tiết kiệm năng lượng.

Luci Lighting – Giải pháp chiếu sáng hiệu quả cho đô thị hiện đại. Luci Lighting là giải pháp chiếu sáng với khả năng tiết kiệm lên tới 70% năng lượng, giúp cho quá trình vận hành trở nên trơn tru với công suất tiêu thụ thấp đến mức tối đa nhờ cảm biến bật – tắt từ xa. Luci tự hào là thành viên Việt Nam đầu tiên tham gia hiệp hội chuẩn công nghệ kết nối không dây hàng đầu thế giới WiSUN.

Luci IOC – Trung tâm điều hành thông minh Luci IOC bao gồm hệ thống màn hình thông minh hiển thị và trực quan hoá dữ liệu dựa trên giám sát các hoạt động trong khuôn viên khu đô thị, thực hiện xử lý thông tin trả về từ CCTV, yêu cầu và phản ánh chất lượng của cư dân nhằm phục vụ công tác phân tích, hỗ trợ ra quyết định và điều hành khu đô thị đảm bảo sự thống nhất và hiệu quả.

Luci Asset Management – Luci AM là một trong những giải pháp áp dụng công nghệ hiện đại nâng cao chất lượng khu đô thị đồng thời tạo nên sự tiện ích, an toàn cho ban quản lý, người dùng. Quản lý tài sản thông minh là một bước đột phá giúp quản lý tài sản hiệu quả, chìa khóa thành công cho mọi doanh nghiệp.

Luci là đơn vị nhận được giải thưởng Sao Khuê – giải thưởng tôn vinh, biểu dương các sản phẩm, giải pháp, dịch vụ xuất sắc có uy tín hàng đầu của ngành công nghệ thông tin Việt Nam do VINASA tổ chức thường niên từ năm 2003.

Để biết thêm thông tin chi tiết về các giải pháp công nghệ của Luci trong quản lý tòa nhà thông minh, Quý khách vui lòng liên hệ Luci theo địa chỉ:

Trụ sở Hà Nội: Tầng 2, toà New Skyline, Đường Nguyễn Khuyến, Phường Văn Quán, Quận Hà Đông, Tp. Hà Nội

Văn phòng Hồ Chí Minh: Tầng 8, Tòa nhà Pearl Plaza, Số 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh

Hotline: 0902 239 589

Website: www.luci.vn

Email: info@luci.vn