233 lượt xem
Đơn vị quản lý vận hành tòa nhà là đơn vị có trách nhiệm quản lý các công tác liên quan tới hoạt động an ninh, tài chính, hành chính của cả tòa nhà và thực hiện công tác đảm bảo vận hành tốt hệ thống cơ điện của tòa nhà như: hệ thống chiếu sáng, hệ thống cấp thoát nước, hệ thống thông tin liên lạc… Tuy nhiên để việc vận hành tòa nhà diễn ra một cách trơn tru, ban quản trị tòa nhà và cư dân cũng cần nắm rõ 5 tiêu chí dưới đây để giám sát đơn vị quản lý vận hành tòa nhà một cách chặt chẽ.
Theo dõi các điều khoản hợp đồng đã ký kết với Đơn vị quản lý vận hành
Ban quản trị tòa nhà cần theo dõi, giám sát việc quản lý vận hành theo nội dung hợp đồng đã ký kết. Đây là bản hợp đồng giữa ban quản trị tòa nhà và đơn vị quản lý vận hành (Việc lựa chọn doanh nghiệp Quản lý vận hành phải được thông qua hội nghị cụm nhà chung cư để lựa chọn ra đơn vị chuyên nghiệp, có năng lực phù hợp).
Trong bản hợp đồng phải quy định rõ các điều khoản về thời gian thực hiện, phương thức phối hợp cũng như quyền và nghĩa vụ của 2 bên; phương thức thanh toán các khoản kinh phí… Nhằm hướng tới mục tiêu chung là bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cư dân đồng thời tạo điều kiện để doanh nghiệp quản lý vận hành thực hiện tốt vai trò của mình.
Theo dõi thu chi tài chính
Quản lý tài chính của cả tòa nhà là yếu tố bắt buộc với một tòa nhà bất kể quy mô lớn hay nhỏ. Ban quản lý tòa nhà có trách nhiệm kiểm tra các báo cáo thu, chi tài chính về quản lý vận hành do doanh nghiệp quản lý vận hành thực hiện theo hợp đồng đã ký kết và báo cáo với Hội nghị Nhà chung cư.
Các khoản thu chi trong tòa nhà bao gồm: thu chi dịch vụ quản lý vận hành, các thu chi về dịch vụ vệ sinh, an ninh, lương thưởng nhân sự, điện, nước, bảo vệ, sửa chữa… đều cần phải được kiểm soát chặt chẽ và khoa học. Tuy nhiên đa phần ban quản trị tại các tòa nhà lại chưa có kinh nghiệm chuyên môn cao nên việc giám sát gặp không ít khó khăn.
Chính vì vậy ban quản trị cần ứng dụng công nghệ vào quản lý tòa nhà, các nền tảng phần mềm như Luci Building sẽ giúp ban quản trị theo dõi được tình hình thu chi, tài chính và các khoản chi phí dịch vụ cùng các chi phí quản lý trong tòa nhà chi tiết, chặt chẽ nhất mà không cần thông qua báo cáo của đơn vị quản lý vận hành. Các khoản chi phí sẽ được quản lý một cách chính xác, minh bạch.
Đánh giá chất lượng dịch vụ của tòa nhà
Chất lượng dịch vụ của tòa nhà bao gồm chất lượng dịch vụ vệ sinh, trông giữ xe cũng như sự tương tác kết nối của ban quản lý và cư dân. Đây là tiêu chí cần nắm rõ khi giám sát đơn vị quản lý vận hành tòa nhà.
Dịch vụ vệ sinh, bảo vệ
Ban quản trị cũng cần theo dõi và đánh giá chất lượng vệ sinh của tòa nhà thường xuyên. Bao gồm môi trường bên trong tòa nhà và cảnh quan xung quanh, nên được chăm sóc định kỳ để giữ gìn một môi trường sống an toàn và lành mạnh.
Bên cạnh đó, dịch vụ bảo vệ (an ninh tòa nhà) luôn là vấn đề nhức nhối và ảnh hưởng nhiều tới quyết định của khách hàng. Có đội ngũ an ninh giám sát 24/24 sẽ đảm bảo một môi trường sống an toàn và văn minh hơn.
Dịch vụ trông giữ xe
Tại các tòa nhà cao tầng nói chung và tòa nhà văn phòng nói riêng việc trông giữ xe của khách hàng là một trong những dịch vụ quan trọng, phản ánh hình ảnh và chất lượng quản lý của cả tòa nhà. Điều đó được thể hiện qua việc bố trí bảo vệ trông giữ, sắp xếp, lấy xe cho khách, các biển chỉ dẫn để khách dễ dàng quan sát và tránh xảy ra tai nạn khi vào gửi xe, lắp đặt camera an ninh để đảm bảo an toàn, tránh xảy ra tình trạng trộm cắp.
Tương tác kết nối giữa ban quản lý và cư dân
Để việc vận hành trơn tru, tránh mâu thuẫn cũng như tăng sự kết nối với cư dân, bạn quản trị cần đánh giá các vấn đề sau:
- Ban quản lý và cư dân có được kết nối và tương tác với nhau thường xuyên, để kịp thời hỗ trợ khi có vấn đề xảy ra hay mọi thông báo của tòa nhà có đảm bảo được gửi tới các cư dân một cách đầy đủ và nhanh chóng?
- Người dân có dễ dàng phản ánh hay kiến nghị tới ban quản trị khi có vấn đề?
Giám sát công tác bảo trì kỹ thuật tòa nhà
Hệ thống kỹ thuật ảnh hưởng rất lớn đến cuộc sống của người dân và việc vận hành của cả tòa nhà. Các công tác giám sát vận hành tòa nhà đảm bảo cho hệ thống điện, hệ thống cấp thoát nước và phòng cháy chữa cháy,… diễn ra thường xuyên, giúp hạn chế tối đa những sự cố phát sinh, giúp cho hệ thống luôn hoạt động ổn định, tiện nghi, an toàn.
Vậy nên, khi thuê đơn vị quản lý vận hành, ban quản trị cũng cần theo dõi chặt chẽ kế hoạch bảo trì hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà, nhất là các hệ thống vận hành thang máy, điện, nước, thông gió, điều hòa hay phòng cháy chữa cháy.
Theo dõi tình hình căn hộ và cư dân
Khi thuê đơn vị quản lý vận hành, ban quản trị không nên quá phụ thuộc mọi công việc vào đơn vị quản lý, thay vào đó các thành viên trong ban quản trị đều cần phải theo dõi hoạt động tòa nhà tổng thể, nắm bắt được tình hình cư dân và khách hàng trong tòa nhà chi tiết hơn.
Việc quản lý rõ ràng được tình hình cư dân và khách hàng trong tòa nhà sẽ giúp ban quản trị tương tác với cư dân dễ dàng hơn, theo dõi được đánh giá dịch vụ của cư dân cũng như các yêu cầu của cư dân, từ đó đưa ra phương án quản lý phù hợp với đơn vị quản lý vận hành.
Luci Building – Giải pháp quản lý vận hành toàn diện cho tòa chung cư hiệu quả và tiết kiệm
5 tiêu chí trên cũng chính là 5 lý do quan trọng mà Ban quản trị cần ứng dụng phần mềm quản lý tòa nhà Luci Building để giám sát vận hành tòa nhà. Giải pháp nhằm tối ưu hiệu quả quản lý, không phụ thuộc vào đơn vị quản lý vận hành. Đồng thời giúp cho cư dân hướng tới một cuộc sống hiện đại và văn minh.
Giải pháp Luci Building là nền tảng quản lý vận hành tòa nhà toàn diện thông qua phần mềm. Tích hợp nhiều hệ thống quản lý, hợp nhất trên một nền tảng:
- Hệ thống quản lý an ninh,
- Hệ thống theo dõi quản lý thu chi tài chính,
- Hệ thống quản lý cơ điện tòa nhà
- Hệ thống bãi đỗ xe thông minh
- Ứng cứu khẩn cấp…
Đặc biệt đây chính là kênh giao tiếp giữa ban quản lý và cư dân. Thông qua ứng dụng phần mềm kết nối cư dân, ban quản lý dễ dàng gửi thông báo hàng loạt và tức thời qua Email, App, SMS cho cư dân chỉ với 1 click chuột. Cư dân chỉ với điện thoại Smartphone có cài đặt ứng dụng, sẽ nhận ngay thông báo từ Ban quản lý mọi lúc, mọi nơi. Đây chính là giải pháp phù hợp cho các dự án xây dựng khu đô thị thông minh, các chung cư và tòa nhà văn phòng cao cấp mong muốn hướng tới dịch vụ quản lý vận hành hiện đại và tiện ích.
Luci tự hào đi đầu trong lĩnh vực công nghệ phần mềm quản lý khu đô thị thông minh tại Việt Nam. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, Luci luôn sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn tận tâm cho khách hàng một cách chuyên nghiệp nhất.
Bạn có thể liên hệ tới Luci theo các địa chỉ sau:
Hotline: 0902 239 589
Website: https://luci.vn/
Email: info@luci.vn
