Tìm hiểu công tác quản lý vận hành tòa nhà – Quy trình quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả, chuyên nghiệp

Công tác quản lý vận hành tòa nhà đóng vai trò quan trọng trong môi trường kinh doanh đầy biến động, là chìa khóa đảm bảo sự ổn định, hiệu quả và bền vững của mọi công trình đồng thời nâng cao giá trị và uy tín cho chủ đầu tư. Bằng cách tích hợp công nghệ thông tin, quy trình quản lý vận hành tòa nhà không chỉ trở nên hiện đại và chuyên nghiệp hơn mà còn đáp ứng được sự đa dạng và đòi hỏi ngày càng cao của thời đại số. Cùng Luci tìm hiểu chi tiết hơn về quy trình quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả, chuyên nghiệp.

Mục lục

1. Công tác quản lý vận hành tòa nhà là gì?

Công tác quản lý vận hành tòa nhà là quá trình quản lý và duy trì các hoạt động của tòa nhà, bao gồm các hoạt động an ninh, tài chính, hành chính, đảm bảo vận hành tốt các hệ thống kỹ thuật của tòa nhà như hệ thống điện, hệ thống cấp thoát nước, hệ thống điều hòa không khí, hệ thống phòng cháy chữa cháy… đảm bảo tòa nhà hoạt động hiệu quả, an toàn, tiện nghi cho cư dân và những người sử dụng tòa nhà.

Công tác quản lý vận hành tòa nhà đảm bảo tòa nhà hoạt động hiệu quả và an toàn

Công tác quản lý vận hành được thực hiện bởi một đội ngũ quản lý tòa nhà hoặc công ty quản lý bất động sản. Ban quản lý phải thực hiện các hoạt động theo dõi, giám sát, kiểm tra, lên kế hoạch,… để bảo trì, bảo dưỡng kịp thời các hệ thống vận hành trong tòa nhà, đề xuất và phối hợp cải tiến cho tòa nhà khi cần thiết đảm bảo một không gian an toàn, hiệu quả và tối ưu.

2. Tầm quan trọng của quản lý vận hành tòa nhà

Công tác quản lý vận hành tòa nhà có vai trò quan trọng, mang đến sự tiện nghi, hiện đại, bền vững cho các công trình.

2.1 Tạo môi trường sống và làm việc an toàn, tiện nghi

Tòa nhà hiện đại là môi trường sống và làm việc an toàn, tiện nghi

Quản lý vận hành tòa nhà có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an toàn cho con người và tài sản trong tòa nhà. Các hoạt động quản lý an ninh, quản lý hệ thống kỹ thuật, quản lý phòng cháy chữa cháy,… sẽ giúp ngăn ngừa các rủi ro, tai nạn có thể xảy ra, đảm bảo an toàn cho những người đang sinh sống và làm việc cũng như tài sản trong tòa nhà.

Đội ngũ an ninh sẽ thực hiện trách nhiệm kiểm soát an ninh tòa nhà như bảo vệ tài sản, quản lý hàng hóa ra vào, quản lý khách ra vào tòa nhà, xử lý sự cố an ninh,… đảm bảo an toàn cho cư dân.

Bên cạnh đó, một tòa nhà vận hành tốt cũng mang đến môi trường sống, làm việc thoải mái, và tiện nghi. Các hoạt động quản lý vệ sinh, môi trường, quản lý nhân sự,… sẽ giúp đảm bảo môi trường trong tòa nhà luôn sạch sẽ và thoáng mát.

2.2 Nâng cao giá trị tòa nhà

Công tác quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp và hiệu quả sẽ giúp nâng cao giá trị tòa nhà. Một tòa nhà được quản lý tốt sẽ thu hút được nhiều khách hàng, nâng cao giá trị tài sản bất động sản cho thuê, từ đó mang lại lợi nhuận cao hơn cho chủ đầu tư.

Khâu quản lý vận hành tòa nhà không chỉ quản lý an ninh hay hệ thống kỹ thuật mà còn duy trì cảnh quan, chăm sóc không gian chung, tạo sự thu hút ấn tượng về mỹ quan, tăng thêm uy tín cho những tòa nhà hiện đại trong mắt khách hàng, đối tác.

2.3 Tiết kiệm chi phí vận hành

Tiết kiệm chi phí vận hành là một trong những yếu tố quan trọng nhất được doanh nghiệp cân nhắc trong công tác quản lý vận hành tòa nhà. Tòa nhà vận hành tốt cũng có nghĩa là các thiết bị kỹ thuật được sử dụng một cách hiệu quả, tạo ra giá trị tối ưu, tiết kiệm năng lượng, giảm thiểu các rủi ro gián đoạn, những sự cố lớn, giảm chi phí sửa chữa. Việc ứng dụng các phần mềm quản lý vận hành tòa nhà cũng giúp ban quản lý tự động nhiều khâu hoạt động, giảm chi phí nhân sự và tăng hiệu quả.

3. Những công việc của quản lý vận hành tòa nhà

Công tác quản lý vận hành tòa nhà bao gồm nhiều công việc quan trọng để đảm bảo tòa nhà hoạt động hiệu quả, an toàn và tiết kiệm chi phí.

3.1 Quản lý vận hành và bảo trì hệ thống kỹ thuật

Có thể nói hệ thống kỹ thuật như một mạng lưới liên kết đảm bảo hoạt động xuyên suốt của cả tòa nhà. Trong “mạng lưới” này, mỗi thành phần kỹ thuật đóng vai trò quan trọng như một “mắt xích” đóng góp vào sự ổn định và tiện nghi của toàn bộ tòa nhà. Quản lý vận hành và bảo trì hệ thống kỹ thuật ví như một người “bác sĩ”, bằng cách kiểm tra định kỳ, thực hiện các biện pháp phòng ngừa, và xử lý các vấn đề ngay từ khi xuất hiện, đảm bảo cho tòa nhà luôn “khỏe mạnh” và giảm thiểu các sự cố sức khỏe đột ngột.

Hiện nay, các phần mềm quản lý vận hành và bảo trì hệ thống kỹ thuật được nhiều chủ đầu tư và ban quản lý tòa nhà lựa chọn, giúp cho công tác quản lý được dễ dàng, hiệu quả và hiện đại hơn.

3.2 Quản lý tài chính

Chi phí là yếu tố quan trọng trong doanh nghiệp, do đó quản lý tài chính tòa nhà là một nhiệm vụ quan trọng, đòi hỏi sự chú ý đặc biệt của ban quản lý tòa nhà. Để đảm bảo tòa nhà hoạt động hiệu quả về mặt tài chính, cần có sự thống kê chi tiêu chặt chẽ cho các dịch vụ như điện, nước, chăm sóc cảnh quan, chi phí hoạt động trong toàn bộ tòa nhà. Ngoài ra, ban quản lý phải luôn công khai minh bạch các khoản thu, chi tới dân cư và lập báo cáo gửi chủ đầu tư, ban quản trị. Dựa theo những báo cáo đó, chủ đầu tư và ban quản lý nắm bắt được tình hình của tòa nhà và có những điều chỉnh phù hợp.

3.3 Quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự là công việc quan trọng của công tác quản lý vận hành tòa nhà

Nhân sự là yếu tố cốt lõi trong công tác quản lý vận hành tòa nhà. Ban quản lý tòa nhà có trách nhiệm tuyển dụng và thực hiện chế độ lương, thưởng hợp lý cho các nhân viên, tuân thủ các quy định pháp luật về lao động, bảo hiểm. Ngoài ra, cần giám sát hoạt động của nhân viên để đảm bảo họ thực hiện đúng yêu cầu công việc cũng nằm trong phạm vi nhiệm vụ của ban quản lý.

3.4 Quản lý khách hàng

Khách hàng là người trực tiếp trải nghiệm dịch vụ của tòa nhà và có đánh giá khách quan nhất. Vì vậy, việc đánh giá và quản lý khách hàng là vô cùng quan trọng, giúp tòa nhà nâng cao chất lượng dịch vụ và giữ chân khách hàng.

3.5 Quản lý vệ sinh

Quản lý vệ sinh tốt mang đến diện mạo chỉn chu, uy tín cho tòa nhà

Diện mạo của tòa nhà cũng chính là bộ mặt của doanh nghiệp, tòa nhà có sạch sẽ, khang trang doanh nghiệp mới thể hiện được sự uy tín trong lòng khách hàng. Do đó, dịch vụ vệ sinh cần được ban quản lý chú trọng thực hiện. Ban quản lý cần thuê đơn vị nhà thầu vệ sinh chuyên nghiệp, có đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản, có kinh nghiệm trong lĩnh vực vệ sinh tòa nhà.

3.6 Quản lý an ninh

Quản lý an ninh là hoạt động quan trọng đảm bảo sự an toàn cho cả tòa nhà. Quản lý an ninh bao gồm những công việc như giám sát người ra vào, quản lý bãi đỗ xe, giải quyết vấn đề mâu thuẫn, ẩu đả… Hiện nay, khi công nghệ quản lý tòa nhà phát triển, nhiệm vụ của bộ phận an ninh được giảm bớt nhờ hệ thống camera và kỹ thuật tiên tiến khác.

4. Quy trình quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp

Một quy trình quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp không chỉ giúp duy trì sự ổn định trong công tác quản lý vận hành tòa nhà mà còn đóng góp vào sự hài lòng của cư dân, giúp chủ đầu tư nâng cao giá trị bất động sản. Quy trình này không chỉ có sự am hiểu sâu sắc về các hệ thống kỹ thuật, mà còn cần đến các kỹ năng quản lý và tổ chức.

4.1. Quy trình quản lý vệ sinh tòa nhà

Quản lý vệ sinh là hoạt động được chú trọng trong các tòa nhà hiện đại

Tòa nhà là nơi có rất nhiều người qua lại, công việc vệ sinh tòa nhà thường diễn ra hàng ngày hoặc thực hiện theo định kỳ. Để đảm bảo vệ sinh của hệ thống tòa nhà, ban quản lý cần đưa ra các nguyên tắc, quy định phù hợp cho đội ngũ nhân viên. Nguyên tắc này có thể bao gồm về cách xử lý rác thải, các vị trí cần được làm sạch từ bên trong đến phía ngoài tòa nhà… Thông thường, một quy trình quản lý tòa nhà chuyên nghiệp cho mảng vệ sinh đúng chuẩn sẽ được triển khai như sau:

Khảo sát các hạng mục và diện tích của từng hạng mục.
Đánh giá tình hình, lên kế hoạch vệ sinh.
Tiến hành vệ sinh các hạng mục.
Lên kế hoạch các phương án hỗ trợ để đảm bảo hiệu quả trong quá trình quản lý sử dụng nhà chung cư, văn phòng.

4.2. Quy trình quản lý vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà

Vận hành kỹ thuật là quy trình quan trọng trong quản lý vận hành tòa nhà

Quy trình quản lý vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà là một chuỗi các bước được thiết kế để đảm bảo các hệ thống kỹ thuật hoạt động mạnh mẽ, hiệu quả và an toàn. Quy trình này thường được thực hiện như sau:

Khảo sát hệ thống kỹ thuật nhằm phục vụ cho quá trình vận hành tòa nhà.
Kiểm tra toàn bộ thiết bị bên trong tòa nhà
Đánh giá thực trạng của hệ thống, tìm cách khắc phục.
Xây dựng kế hoạch vận hành hệ thống.
Xây dựng kế hoạch ứng phó với sự cố kỹ thuật.
Lập kế hoạch bảo trì thang máy, hệ thống điều hòa, hệ thống chiếu sáng, máy bơm nước và công trình xây dựng…

4.3. Quy trình quản lý an ninh tòa nhà chuyên nghiệp

Quy trình quản lý an ninh tòa nhà là quy trình không thể thiếu trong công tác quản lý, vận hành các tòa nhà hiện đại, đảm bảo sự an toàn cho cư dân và tài sản trong tòa nhà. Quy trình quản lý an ninh nên được thực hiện nghiêm túc, kỹ lưỡng theo các bước:

Khảo sát cấu trúc của tòa nhà bao gồm thiết kế, lối ra vào…
Đánh giá thực trạng an ninh.
Đưa ra các phương án đảm bảo an ninh, bố trí bảo vệ.
Triển khai công tác bảo vệ tòa nhà.
Xây dựng phương án dự phòng.
Xây dựng các quy định về vấn đề PCCC
Thường xuyên tuần tra, tập huấn cho nhân viên về PCCC

4.4. Quy trình quản lý các nhà thầu chuyên nghiệp

Bất kỳ một công trình xây dựng nào cũng cần có công tác quản lý nhà thầu. Từ trường học, bệnh viện, tòa nhà văn phòng, chung cư hay các trung tâm thương mại,… Gồm có các nhà thầu vệ sinh, cây xanh, nhà thầu xây dựng, sửa chữa, bảo trì hệ thống,… Để việc quản lý đạt hiệu quả cao, có thể áp dụng quy trình quản lý và giám sát các chủ thầu trong công tác quản lý vận hành tòa nhà như sau:

Tiếp nhận ý kiến chung về các kế hoạch phát triển.
Lên kế hoạch chi phí.
Lập kế hoạch mời thầu.
Lập kế hoạch quản lý các nhà thầu.
Giám sát công việc của các nhà thầu và yêu cầu báo cáo theo tuần/tháng.

4.5. Quy trình quản lý tài chính

Tiết kiệm chi phí là yếu tố ưu tiên trong mọi doanh nghiệp

Tài chính là vấn đề cần sự rõ ràng, minh bạch và hợp lý. Do đó, quản lý tài chính là hoạt động quan trọng trong công tác quản lý vận hành tòa nhà. Quy trình quản lý tài chính được triển khai cụ thể như sau:

Xây dựng và triển khai quy trình thu – chi tài chính
Xây dựng quy trình báo cáo quá trình thu chi định kỳ.
Có kế hoạch cụ thể, rõ ràng để phối hợp hỗ trợ giữa các bộ phận nhằm đảm bảo công tác quản lý tài chính của tòa nhà.

4.6. Quy trình nghiệp vụ quản lý hành chính tòa nhà

Quy trình quản lý hành chính là yếu tố thể hiện sự chuyên nghiệp tòa nhà. Nếu không xây dựng được một kế hoạch giám sát hành chính chặt chẽ, hệ thống tòa nhà sẽ dễ lâm vào tình trạng lộn xộn, không kiểm soát được. Các hoạt động trong quy trình quản lý hành chính sẽ bao gồm:

Xây dựng quy trình chuẩn trong việc tiếp nhận, chuyển nhận thư tín, chứng từ, văn bản.
Xây dựng quy trình tiếp nhận ý kiến từ phía khách hàng và phản hồi lại tất cả các ý kiến thắc mắc của khách hàng.
Xây dựng quy trình triển khai báo cáo hàng tháng, báo cáo hàng quý và báo cáo tổng kết theo định kỳ.
Lập kế hoạch phối hợp với các bộ phận khác để đạt hiệu quả tốt nhất trong công tác quản lý.

4.7. Quy trình quản lý khách hàng chuyên nghiệp

Khách hàng của các tòa nhà bao gồm các nhóm đối tượng và cư dân vô cùng đa dạng. Do đó, quản lý khách hàng chuyên nghiệp là quy trình ứng xử tinh tế và khéo léo để có thể tối ưu trải nghiệm của khách hàng đồng thời vẫn đảm bảo an ninh trật tự và những quy định trong tòa nhà. Quy trình quản lý khách hàng thường bao gồm:

Lập danh sách khách hàng trong thời điểm hiện tại cần được quản lý.
Thành lập bộ phận chăm sóc khách hàng bao gồm giải quyết vấn đề, giải đáp thắc mắc, tiếp nhận ý kiến đóng góp…
Đón tiếp và hướng dẫn khách hàng khi tới làm việc, thăm hỏi tại tòa nhà.
Phối hợp với bộ phận an ninh để đảm bảo trật tự cho tòa nhà.
Quản lý tác phong, thái độ của nhân viên tòa nhà đối với khách hàng

4.8. Công tác quản lý vận hành nhân sự tòa nhà

Để có thể mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng, nhân sự trong tòa nhà cần được đào tạo một cách bài bản và chuyên nghiệp. Các công tác quản lý vận hành tòa nhà thường được triển khai như sau:

Lên kế hoạch tuyển dụng, đào tạo nhân sự phù hợp.
Phân bố và quản lý nguồn nhân sự hợp lý.
Phối hợp giữa các bộ phận nhằm tối ưu hóa công tác quản lý.

4.9. Quy trình làm báo cáo

Báo cáo công tác định kỳ đóng vai trò quan trọng để đảm bảo mọi hoạt động trong tòa nhà diễn ra đúng kế hoạch và đảm bảo mức độ an toàn. Các bộ phận quản lý cần báo cáo công tác quản lý tòa nhà một cách chi tiết theo định kỳ hàng tuần, tháng, quý… Việc báo cáo này giúp chủ đầu tư, ban giám sát nắm được tình hình, từ đó có biện pháp điều chỉnh phù hợp. Đặc biệt, việc báo cáo quy trình quản lý tòa nhà cần phải đảm bảo tính khách quan và trung thực. Hiện nay, sử dụng các phần mềm quản lý vận hành tòa nhà có thể tự động tạo báo cáo định kỳ từ các dữ liệu được thu thập chính xác và đầy đủ.

5. Một số lưu ý để triển khai công tác quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả

Lưu ý để triển khai công tác quản lý tòa nhà hiệu quả

Để công tác quản lý vận hành tòa nhà diễn ra hiệu quả, bạn quản lý dự án cần lưu ý một số tiêu chí. Trong đó, tính khoa học, chuyên nghiệp trong hoạt động vận hành, sự đồng bộ giữa các bộ phận trong ban quản lý là điều quan trọng góp phần quyết định tới hiệu quả của công tác quản lý vận hành tòa nhà.

Xây dựng kế hoạch và phương thức hoạt động cho cả hệ thống một cách khoa học, tối ưu. Kế hoạch tốt thì toàn bộ tòa nhà sẽ vận hành hiệu quả, thống nhất, kế hoạch không tốt thì khi tòa nhà vận hành sẽ xảy ra trục trặc, vấn đề ngoài ý muốn.
Xây dựng giải pháp thực hiện công việc một cách hiệu quả và chuyên nghiệp đảm bảo sự hài lòng cho khách hàng và cả chủ đầu tư. Nếu cả hai bên đều hài lòng thì mọi hoạt động của tòa nhà cũng sẽ diễn ra suôn sẻ và thuận lợi.
Xây dựng giải pháp và đảm bảo sự phối hợp, đồng bộ nhịp nhàng giữa các cấp nhân viên. Các phòng ban, bộ phận kết hợp hài hòa thì tổng thể hoạt động của hệ thống cũng sẽ trơn tru hơn, tránh sự thiếu kết nối giữa bên này với bên nọ dẫn đến bất hợp lý và thiếu sót trong quá trình thực hiện công việc.
Thực hiện vận hành tòa nhà đúng theo quy định của pháp luật (điều 105 Luật nhà ở 2014)
Thuê đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp. Đơn vị cung cấp dịch vụ càng uy tín, chất lượng thì công tác quản lý vận hành tòa nhà sẽ diễn ra càng hiệu quả và nhanh chóng.
Ứng dụng công nghệ, phần mềm quản lý tiên tiến vào công tác quản lý vận hành tòa nhà. Công nghệ hiện đại sẽ góp phần giảm sức người, tăng hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý.

6. Luci – Đơn vị cung cấp giải pháp quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả, chuyên nghiệp

Trong thời đại số, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý vận hành tòa nhà hiện đại không còn xa lạ. Các giải pháp công nghệ này không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí vận hành mà còn đem lại trải nghiệm sống và làm việc hiện đại, thông minh cho cộng đồng cư dân. Cùng với sự phổ biến của Internet of Things (IoT), trí tuệ nhân tạo (AI), và các giải pháp công nghệ khác, các tòa nhà hiện đại không chỉ là nơi ở, mà còn là môi trường sống thông minh và linh hoạt, đáp ứng đầy đủ các tiêu chí về tiện ích, an ninh, và bảo vệ môi trường. Sự tiến bộ về mặt công nghệ cũng đã mở ra một kỷ nguyên mới trong quản lý và vận hành tòa nhà, mang đến sự tiện ích cho cả cư dân và những người quản lý. Trong đó Trong đó, Luci iBMS và Luci Asset Management là những giải pháp công nghệ ứng dụng IoT (Internet of Things) đi đầu trong lĩnh vực quản lý vận hành tòa nhà thông minh được sử dụng rộng rãi nhất.

Hệ thống Quản lý toà nhà thông minh (Luci iBMS) là một hệ thống đồng bộ cho phép điều khiển và quản lý mọi hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà như hệ thống điện, hệ thống cung cấp nước sinh hoạt, điều hòa thông gió, cảnh báo môi trường, an ninh, báo cháy – chữa cháy …, đảm bảo cho việc vận hành các thiết bị trong tòa nhà được chính xác, kịp thời, hiệu quả, tiết kiệm năng lượng và tiết kiệm chi phí vận hành.

Luci iBMS nhận giải thưởng thành phố thông minh 2023

Quản lý tòa nhà thông minh Luci iBMS xuất sắc nhận được giải thưởng Thành phố thông minh Việt Nam năm 2023 cho lĩnh vực Giải pháp/thiết bị cho nhà/tòa nhà/khu đô thị thông minh – Giải thưởng uy tín do hiệp hội phần mềm và dịch vụ Công nghệ thông tin Việt Nam (VINASA) bình chọn.

Quản lý tài sản thông minh Luci Asset Management (Luci AM) là giải pháp giúp doanh nghiệp số hóa quản lý tài sản. Với Luci AM, thông tin tài sản sẽ được lưu trữ đầy đủ, rõ ràng từ nhà cung cấp, vị trí lắp đặt, ngày cấp phát đến đặc tính kỹ thuật, giúp khách hàng truy xuất thông tin nhanh chóng và hạn chế thất thoát tài sản ở mức tối đa. Bên cạnh đó phần mềm có tính năng gửi thông báo tự động cho các bộ phận liên quan, tiến hành sửa chữa bảo trì, tự động tạo báo cáo định kỳ giúp cho ban quản lý và chủ đầu tư dễ dàng đưa ra quyết định chính xác, hiệu quả hơn trong công tác quản lý vận hành thiết bị, tài sản của tòa nhà. Có thể nói Luci AM là một bước đột phá mới trong hoạt động quản lý tài sản thông minh, nâng tầm sức mạnh cho doanh nghiệp.

Luci cũng là đơn vị nhận được giải thưởng Sao Khuê – giải thưởng tôn vinh, biểu dương các sản phẩm, giải pháp, dịch vụ xuất sắc có uy tín hàng đầu của ngành công nghệ thông tin Việt Nam do VINASA tổ chức thường niên từ năm 2003.