Xứ sở hoa anh đào để lại ấn tượng trong lòng bạn bè quốc tế với sự chỉn chu, nghiêm túc và làm việc hiệu quả. Tiêu chuẩn 5S trong sản xuất được ví như kim chỉ nam giúp cho các doanh nghiệp Nhật Bản phát triển bền vững, mang lại nhiều thành tựu không chỉ về kinh tế mà còn có ý nghĩa to lớn, thúc đẩy sự phát triển, cách làm việc của con người.

1. Tiêu chuẩn 5S trong sản xuất là gì?

5S trong sản xuất là một phương pháp quản lý bắt nguồn từ Nhật Bản, với mục tiêu đảm bảo không gian làm việc luôn có tổ chức, môi trường làm việc sạch sẽ thoáng mát, các đồ dùng luôn được sắp xếp đúng chỗ, ngăn nắp. Những điều này đều hướng đến kết quả cuối cùng là thời gian, năng suất và hiệu quả công việc đều được tối ưu nhất. Tiêu chuẩn 5S được áp dụng lần đầu tiên ở tập đoàn Toyota và phát triển rất nhanh sau đó ở các công ty Nhật Bản.

5S trong tiếng Nhật bao gồm:

• Seiri (整理 Sàng lọc), 
• Seiton (整頓 Sắp xếp), 
• Seiso (清掃 Sạch sẽ), 
• Seiketsu (清潔 Săn sóc), 
• Shitsuke (躾 Sẵn sàng).

Còn trong Tiếng Anh, 5S sẽ được hiểu là Sort; Straighten (Set in Order); Shine; Standardize; Sustain. Để hiểu rõ các nội dung của tiêu chuẩn 5S trong sản xuất chi tiết hơn, hãy cùng Luci tìm hiểu qua những thông tin dưới đây.

2. Các quy tắc 5S trong sản xuất – Dấu ấn kinh doanh của người Nhật Bản

5S trong sản xuất là một phương pháp hiệu quả để phát triển nhân lực, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực hành tốt 5S đòi hỏi sự đoàn kết, đồng lòng của tất cả mọi cá nhân trong tổ chức. Tiêu chuẩn 5S được giải thích đơn giản, không đòi hỏi phải dùng các thuật ngữ hay phương pháp phức tạp nào trong quá trình thực hiện.

2.1 Seiri – Sàng lọc

Chỉ để tại nơi làm việc những đồ vật cần thiết là nguyên tắc của Seiri (sàng lọc). Tại đây, nhân viên thực hiện xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Bao gồm các vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng, những thứ không/chưa liên quan, không/chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi sản xuất. Sàng lọc (S1) thường được tiến hành theo tần suất định kỳ.

2.2 Seiton – Sắp xếp

Nguyên tắc của Seiton (sắp xếp) là đảm bảo bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng. Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết, các vật dụng còn lại được sắp xếp một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. Sắp xếp (S2) là hoạt động cần được tuân thủ triệt để.

2.3 Seiso – Sạch sẽ

Seiso (sạch sẽ) hướng tới cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn đồng thời nâng cao tính chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn). Cụ thể, nhân viên thường xuyên vệ sinh, giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và tổ chức vệ sinh hàng ngày máy móc vật dụng và khu làm việc. 

2.4 Seiketsu – Săn sóc

Seiketsu (săn sóc) được hiểu là việc duy trì định kỳ và chuẩn hóa 3S đầu tiên (Seiri, Seiton và Seiso) một cách có hệ thống. Để đảm bảo 3S được duy trì, doanh nghiệp có thể lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí. Seiketsu – S4 là một quá trình trong đó ý thức tuân thủ của nhân viên trong một tổ chức được rèn giũa và phát triển. Bằng việc phát triển S4, các hoạt động 3S sẽ được cải tiến dần dựa theo tiêu chuẩn đã đặt ra và tiến tới hoàn thiện 5S trong doanh nghiệp.

2.5 Shitsuke – Sẵn sàng

Shitsuke (sẵn sàng) nghĩa là tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc. Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S. Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân và năng suất chung của Công ty cao hơn.

Triết lý 5S không chỉ là một phương pháp quản lý chất lượng trong sản xuất, mà còn là một phần không thể thiếu của văn hóa kinh doanh của người Nhật Bản thể hiện tinh thần trách nhiệm, tập trung vào sự chăm sóc chi tiết, tôn trọng môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, đem lại lợi ích cho doanh nghiệp, niềm tin cho khách hàng.

3. Quy trình 5S trong sản xuất được triển khai như thế nào?

Tiêu chuẩn 5S trong nhà máy sản xuất đã trở thành một phần quan trọng trong quy trình sản xuất, được thực hiện một cách nghiêm túc theo các bước sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu 5S trong doanh nghiệp

• Trước tiên doanh nghiệp cần xác định mục tiêu của việc áp dụng 5S trong doanh nghiệp
• Thành lập, chỉ định ban kiểm tra thực hiện 5S, bộ phận này cần có tinh thần trách nhiệm, tính kỷ luật cao đồng thời có tầm ảnh hưởng đối với mọi người.
• Một số thành viên trong ban kiểm tra cần tham gia các khóa đào tạo về thực hành 5S của các tổ chức có uy tín để nâng cao chất lượng thực hiện.
• Tìm hiểu thêm những đơn vị đã triển khai thực hiện 5S trong sản xuất để tham khảo và học hỏi thêm kinh nghiệm.

Bước 2: Xây dựng kế hoạch, nhiệm vụ rõ ràng 

• Bổ nhiệm những chức vụ trong ban như Trưởng ban, Phó ban, Thư ký, cán bộ…
• Phân công nhiệm vụ và trách nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân và các phương án dự phòng khi có phát sinh ảnh hưởng đến việc thực hiện 5S trong sản xuất.
• Thiết lập cách thức triển khai thực hiện 5S theo từng bộ phận trong quy trình.
• Có kế hoạch huy động sự tham gia của tất cả các thành viên trong dây chuyền sản xuất để thực hiện 5S và nâng cao nhận thức về quy trình.

Bước 3: Đào tạo quy trình 5S cho nhân viên

• Thông báo mục tiêu, kế hoạch chương trình 5S đến toàn thể nhân viên trong toàn công ty.
• Thiết kế biểu ngữ, khẩu hiệu 5S và hình ảnh tuyên truyền.
• Cung cấp các khóa đào tạo về 5S cho nhân viên.

Bước 4: Thực hiện 5S trong nhà máy sản xuất

Thực hiện “sàng lọc”: Tiến hành thống kê lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu, vật dụng, máy móc thiết bị… và chọn ra những vật không còn được sử dụng đến. Sau đó, vứt bỏ những thứ không có giá trị và không còn sử dụng được, thanh lý, bán lại những đồ còn dùng được nhưng không sử dụng đến hoặc tìm cách tái sử dụng những đồ còn giá trị để tiết kiệm chi phí.

Thực hiện “sắp xếp”: Bố trí lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu, vật dụng, máy móc thiết bị vừa sàng lọc theo mức độ sử dụng, cụ thể như sau:

• Những đồ thường xuyên sử dụng cần sắp xếp gần nơi, gần người sử dụng.
• Những đồ thỉnh thoảng mới sử dụng thì đặt xa hơn.
• Những đồ chưa dùng tới hoặc cần phải lưu trữ thì cất gọn gàng và cần phải dán nhãn rõ ràng.

Thực hiện “sạch sẽ”: Có kế hoạch tổng vệ sinh toàn bộ cơ sở theo định kỳ: vẽ sơ đồ, phân chia từng khu vực cho từng nhóm, trang bị dụng cụ vệ sinh cần thiết và phát động lệnh tổng vệ sinh trên toàn bộ cơ sở. Tìm ra nguyên nhân gây mất vệ sinh và có biện pháp hạn chế mất vệ sinh trong toàn bộ khu vực. Lãnh đạo phải làm gương cho nhân viên, tạo bầu không khí sôi nổi trong đơn vị. Mỗi cá nhân cũng cần phải vệ sinh khu vực riêng của mình như: sắp xếp, dọn dẹp lại nơi làm việc…

Thực hiện “săn sóc”: Doanh nghiệp có trách nhiệm ban hành các văn bản nêu rõ các quy trình thực hiện các bước 3S trên. Văn bản thiết lập tiêu chí đánh giá với thang đo cụ thể, quy trách nhiệm cho từng cá nhân, phòng ban, có cơ chế theo dõi, kiểm tra, đánh giá. Từ đó, tuyên dương, khen thưởng cá nhân, tổ chức nổi bật đồng thời xử lý các trường hợp vi phạm.

Thực hiện “sẵn sàng”: Đảm bảo duy trì hành động để hình thành thói quen thực hành 5S tại các cơ sở. Mỗi cán bộ nhân viên tại đơn vị cần tự giác và chủ động trong việc tuân thủ mọi quy định và chính sách ban hành.

Bước 5: Tiến hành các đánh giá cần thiết trong 5S

Thực hiện đánh giá kết quả thực tế thực hiện dựa trên những tiêu chí và thang đo trước đó. Ghi nhận thành tích đồng thời nêu rõ những vấn đề tồn đọng và đề xuất giải pháp cải tiến, khắc phục. Thu thập ý kiến phản hồi, đóng góp của toàn bộ nhân viên.

Bước 6: Tuyên dương, khen thưởng 5S

Tuyên dương cá nhân, tổ chức hoàn thành tốt việc triển khai 5S, trao thưởng, bằng khen, giấy khen cho cá nhân, đơn vị hoàn thành tốt nhất. Và không thể thiếu việc ghi nhận cố gắng, nỗ lực của tất cả các thành viên trong tổ chức, đồng thời xây dựng môi trường thi đua tại từng cơ sở.

4. Lợi ích của phương pháp 5S trong nhà máy

Bước vào những công ty Nhật Bản, chúng ta thường bắt gặp những tấm biển khá lớn với khẩu hiệu: “Thực hiện tốt 5S”. Tại đây, tiêu chuẩn 5S đã trở thành những nguyên tắc và kim chỉ nam trong quản trị, mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích to lớn cùng những thay đổi “kỳ diệu”. Những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản luôn ở trạng thái tốt nhất.

Từ đó, tiêu chuẩn 5S trong nhà máy giúp đảm bảo sức khỏe cho nhân viên, tối ưu hóa thời gian và năng suất làm việc, giúp nhân viên nâng cao chất lượng cuộc sống. Các hoạt động 5S cũng góp phần nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hoà đồng của mọi người, qua đó người làm việc sẽ có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức hơn với công việc.

5. Yếu tố giúp doanh nghiệp áp dụng 5S thành công

Tiêu chuẩn 5S trong sản xuất có vai trò quan trọng, mang lại nhiều hiệu quả thiết thực cho doanh nghiệp. Vậy doanh nghiệp cần làm gì để áp dụng tiêu chuẩn 5S thành công?

5.1 Cam kết thực hiện và hỗ trợ từ lãnh đạo

Việc cam kết thực hiện từ lãnh đạo thể hiện 5S không chỉ là một phương pháp ngắn hạn mà là một phần của văn hóa doanh nghiệp. Bên cạnh đó, sự gương mẫu thực hiện của lãnh đạo cũng ảnh hưởng đến niềm tin về sự hiệu quả của phương pháp và tác phong thực hiện của nhân viên. 

5.2 Đào tạo và huấn luyện cho nhân viên

Tập thể nhân viên được xây dựng từ rất nhiều cá nhân khác nhau với trình độ và tính cách khác biệt. Do đó nhà quản lý cần thiết lập nên một quy trình chuẩn để đào tạo đến từng phòng ban, cá nhân cụ thể để 5S có thể thực hiện được và phát huy hiệu quả của nó. 

Doanh nghiệp có thể cung cấp phương pháp và cách thực hiện như thế nào, cũng như phương tiện giám sát kết quả. Từ đó, nhân viên cũng có hình dung rõ ràng hơn về những việc phải làm trong thời gian tiếp theo.

5.3 Kêu gọi tinh thần đoàn kết từ nhân viên

Nguyên tắc của 5S dựa trên tinh thần đoàn kết, tinh thần tập thể, do đó  việc thực hiện 5S có thành công hay không, có tạo dựng được môi trường làm việc lành mạnh hay không phụ thuộc rất nhiều vào đội ngũ nhân viên. 

Vì thế, không dừng lại ở việc kêu gọi, nhà quản lý nên đề có những phần thưởng cho những cá nhân, phòng bạn thực hiện tốt nhằm khích lệ tinh thần nhân viên hưởng ứng nhiều hơn.

5.4 Lặp lại hệ thống 5S với tiêu chuẩn cao hơn

Quá trình triển khai 5S nên được thực hiện bằng cách duy trì, tạo thói quen mới cho đội ngũ nhân sự. Do đó, việc liên tục nâng cao tiêu chuẩn sẽ khiến nhân viên muốn chinh phục đến các mục tiêu xa hơn. Tất cả các hoạt động này đều hướng đến mục đích là cải thiện chất lượng sống, môi trường làm việc và tinh thần làm việc của nhân viên.

6. Quản lý doanh nghiệp ứng dụng giải pháp IoT của Luci

Tiêu chuẩn 5S trong sản xuất giúp cho doanh nghiệp Nhật Bản tăng thêm uy tín, tối ưu hiệu quả thiết bị, nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm. Bên cạnh đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý sẽ giúp cho doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, tiết kiệm chi phí và thời gian hơn. 

Công ty Cổ phần Luci là Công ty công nghệ tiên phong nghiên cứu và phát triển giải pháp IoT (Internet Of Thing – Kết nối vạn vật) cho các hệ thống quản lý thông minh. Với lợi thế đã có kinh nghiệm triển khai các dự án trong và ngoài nước thành công, Luci mong muốn đem đến các giải pháp quản lý hiệu quả, vượt trội cho các doanh nghiệp. Mỗi một nhà máy, một khu công nghiệp tập trung cũng như một khu đô thị thu nhỏ, cần đáp ứng những yêu cầu về sản xuất, cơ sở vật chất, con người và môi trường. Các giải pháp của Luci bao gồm:

Luci RMS – Giải pháp quản lý thông minh tích hợp và quản lý các hệ thống giao thông, năng lượng, môi trường, an ninh trật tự,… thông qua một nền tảng duy nhất. Nhờ đó, các cơ quan quản lý có thể nâng cao hiệu quả hoạt động, đưa ra các quyết định chính xác, kịp thời.

Luci iBMS – Giải pháp quản lý thông minh tự động hóa các hoạt động quản lý tòa nhà, bao gồm quản lý an ninh, quản lý năng lượng, quản lý vận hành,… Nhờ đó, chủ đầu tư và đơn vị quản lý tòa nhà có thể tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả vận hành.

Luci Lighting – Giải pháp đèn đường thông minh giúp giám sát và điều khiển hệ thống đèn đường tự động, giúp tiết kiệm năng lượng, giảm ô nhiễm môi trường. 

Luci IOC – Trung tâm điều hành thông minh (Luci IOC) là nơi tập trung dữ liệu từ các hệ thống đô thị thông minh, giúp các cơ quan quản lý có thể theo dõi, giám sát và điều hành đô thị từ xa một cách hiệu quả.

Luci Asset management – Giải pháp quản lý tài sản thông minh giúp quản lý các tài sản công bao gồm: cơ sở hạ tầng, trang thiết bị,… Nhờ đó, các cơ quan quản lý có thể nắm được tình trạng của các tài sản, đưa ra các kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng hiệu quả.

Các giải pháp quản lý thông minh của Luci đã được triển khai thành công tại nhiều dự án lớn trên cả nước, mang lại những hiệu quả tích cực, góp phần thực hiện mục tiêu phát triển bền vững cho doanh nghiệp. Để tìm hiểu và được tư vấn chi tiết về các giải pháp của Luci, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:

Trụ sở Hà Nội: Tầng 2, toà New Skyline, Đường Nguyễn Khuyến, Phường Văn Quán, Quận Hà Đông, Tp. Hà Nội.

Văn phòng Hồ Chí Minh: Tầng 8, Tòa nhà Pearl Plaza, Số 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh.

Hotline: 0888 729 119.

Website: www.luci.vn.

Email: hr@luci.vn.