155 lượt xem
Khu chung cư và tòa nhà là những nơi có quy mô lớn và lượng người qua lại rất đông, chủ yếu là những người tầng lớp tri thức, học vấn cao và còn có nhiều người nước ngoài đến làm việc và sinh sống. Vì vậy, đội ngũ bảo vệ ở đây có vai trò cực kỳ quan trọng, phải được đào tạo một cách nghiêm túc và chuyên nghiệp. Để hiểu rõ hơn về cách triển khai một quy trình bảo vệ nhà chung cư mời bạn cùng Luci tìm hiểu qua bài viết dưới đây!
Phân công nhiệm vụ công việc cho từng vị trí
Trong các khu chung cư và tòa nhà thường có 3 vị trí quan trọng khác nhau cần bảo vệ là cổng chính, bãi giữ xe và tuần tra toàn bộ khuôn viên bên trong và ngoài tòa nhà. Ở mỗi vị trí lại có những đặc thù công việc khác nhau, do đó ban quản lý tòa nhà cần chú ý để phân công nhiệm vụ phù hợp cho từng vị trí công việc.
- Nhiệm vụ của nhân viên bảo vệ cổng chính
- Nhiệm vụ của nhân viên bảo vệ tại bãi giữ xe
- Nhiệm vụ của nhân viên bảo vệ tuần tra khu vực bên trong tòa nhà và sảnh
>>> Xem thêm: Nhiệm vụ của nhân viên bảo vệ tòa nhà chung cư
Ghi nhận thông tin
Bộ phận bảo vệ an ninh sẽ được cấp sổ trực được lưu giữ tại các vị trí quy định trước và có trách nhiệm ghi nhận thông tin, xử lý và báo cáo một cách đầy đủ và chính xác theo yêu cầu.
+ Sổ tuần tra;
+ Sổ trực sảnh chính;
+ Sổ theo dõi khách hàng (Đặt tại quầy tiếp tân);
+ Sổ giao nhận bưu phẩm (Đặt tại quầy tiếp tân);
+ Sổ giao nhận hàng hóa (Đặt tại khu vực đỗ xe);
+ Sổ trực bãi xe (Đặt tại bãi đậu xe);
+ Sổ theo dõi thầu phụ (Đặt tại bãi đậu xe);
+ Sổ theo dõi xe ra vào (Đặt tại bãi đậu xe);
+ Sổ theo dõi máy quay (Đặt tại phòng điều khiển);
+ Sổ đăng ký gọi điện thoại (Đặt tại phòng kỹ thuật).
Lưu ý:
– Phải ghi chép đầy đủ và chính xác các sự việc bình thường / không bình thường hoặc các tai nạn xảy ra vào sổ trực.
– Sổ trực được lưu giữ ở phòng bảo vệ khi nhân viên hết ca trực.
– Trên Sổ trực phải có đầy đủ những thông tin sau:
(a) Tên của người trực ca;
(b) Ghi chép thông tin bằng viết mực;
(c) Đánh số trang;
(d) Không được phép xé bất kỳ trang nào.
– Những từ viết sai phải gạch chéo một cách sạch sẽ, gọn gàng ký tên vào, sau đó viết lại chính xác.
– Khi phát hiện mất sổ trực phải thông báo ngay lập tức.
– Các đội trưởng bảo vệ phải kiểm tra sổ trực hàng ngày hàng ngày.
Phiếu đề nghị chuyển hàng hóa ra cổng
Để đảm bảo an toàn cho tất cả các tài sản bên trong tòa nhà, bộ phận an ninh phải đảm bảo rằng khi các tài sản của đơn vị thuê các khu vực bên trong tòa nhà chuyển ra ngoài phải có phiếu đề nghị chuyển hàng hóa ra cổng và tiến hành thu lại các giấy phép để lưu trữ. Nếu có nghi ngờ gì, phải báo cho Đội trưởng giải quyết. Nếu cần thiết Quản lý Tòa nhà sẽ xác nhận lại với đơn vị/người cấp giấy phép (Trưởng bộ phận).
– Cần lưu ý các giấy phép mang đồ ra cổng như sau sẽ không hợp lệ.
(a) Những đồ vật mang ra không khớp với phiếu đề nghị chuyển hàng hóa ra cổng.
(b) Phiếu đề nghị chuyển hàng hóa ra cổng bị tẩy xóa hoặc sửa đổi.
– Nếu phát hiện bất cứ trường hợp gian dối nào, phải giữ người mang hàng đó lại và tiến hành điều tra, đồng thời tịch thu hàng hóa để làm chứng cớ.
Phát hiện chìa khóa để quên ở cửa
Khi phát hiện thấy chìa khóa để quên ở cửa, bộ phận an ninh có trách nhiệm thực hiện đúng theo quy trình triển khai công tác an ninh trong quản lý tòa nhà:
– Giữ chìa khóa nơi an toàn.
– Nếu phát hiện chìa khóa bị để quên ở cửa phòng phải cho khách ngay lập tức, trả lại chìa khóa và đồng thời yêu cầu họ kiểm tra xem có mất gì không.
– Nếu khách không có ở đó thì thông báo ngay cho Tổ trưởng bảo vệ. Khóa cửa lại để bảo đảm an toàn cho văn phòng.
– Bàn giao chìa khóa lại cho Quản lý Tiện ích để trả lại cho đúng người.
– Lập biên bản báo cáo sự việc.
Việc ra vào của nhân viên cứu thương và công an / xe công an và xe cứu thương
Quy trình quản lý an ninh tòa nhà quy định một số yêu cầu đối với việc ra vào của nhân viên cứu thương và công an/xe công an và xe cứu thương như sau:
– Công an, nhân viên cứu thương / xe công an và xe cứu thương vào trong khu vực tòa nhà thì phải hạn chế gây ồn ví dụ như: không hú còi… và phải đậu đúng nơi quy định.
– Phải đi cùng đến đúng vị trí cần đến.
– Chỉ có Quản lý / Người có thẩm quyền mới được phép trao đổi với Công an/ nhân viên cứu thương và báo chí. Yêu cầu nhân viên công an phải xuất trình thẻ công an trước khi thi hành nhiệm vụ.
– Nếu không có giấy báo bắt giữ, Công an không được phép vào khu vực làm việc dưới bất kỳ hình thức nào. Trong mọi trường hợp đều phải thông báo lệnh bắt trước cho Quản lý hoặc người có thẩm quyền.
Quan sát màn hình camera
Camera là một công cu quan trong và hữu ích trong việc giám sát an ninh tòa nhà. Vậy nên bộ phận an ninh phải nghiêm túc thực hiện, không được lơ là.
– Kiểm soát màn hình máy quay một cách chặt chẽ – để ý những điều bất thường xảy ra
– Nếu phát hiện bất cứ ai khả nghi đi lảng vảng bên nhà hoặc xung quanh tòa nhà thì phải báo cáo và tiến hành điều tra ngay.
– Kiểm tra các chức năng của hệ thống màn hình và báo cáo bộ phận Kỹ thuật ngay nếu phát hiện bất kỳ chức năng nào bị mất hoặc bị trục trặc.
– Bảo đảm tất cả các băng thu được lưu trữ, bảo quản cẩn thận. Băng thu này sẽ được lưu giữ trong vòng 60 ngày.
Trực chốt cổng chính
Cổng chính là bộ mặt đồng thời cũng là lối vào của tòa nhà, vậy nên bộ phận an ninh ở đây giữ vai trò vô cùng quan trọng. Đội bảo vệ cổng chính cần lưu ý một số điều sau:
– Luôn tươi cười chào hỏi tất cả nhân viên Tòa nhà và khách hàng/ khách viếng thăm.
– Không cho phép ăn xin / xe đạp đi lảng vảng phía ngoài hành lang chính.
– Cung cấp thông tin thích hợp và hỗ trợ khách hàng.
– Không cho nhà thầu, người giao hàng và nhân viên vận chuyển hàng hóa sử dụng lối này.
– Đảm bảo xe lưu thông không bị tắc nghẽn.
– Bảo đảm các tài xế đậu xe đúng vị trí (nơi đón và trả khách) đứng chờ ở gần xe.
– Quan sát toàn bộ khu vực nhằm gây ấn tượng tốt về tổ chức của đội bảo vệ và an ninh của tòa nhà.
– Kiểm tra tất cả các hàng hóa mang vào tòa nhà để đề phòng có hàng hóa nguy hiểm.
– Ghi nhận đầy đủ những điều thất thường các sự việc xảy ra trong sổ trực.
Công tác tuần tra
Có thể nói tuần tra là công việc có vai trò cực kỳ quan trọng, giúp phát hiện, đồng thời kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hệ thống an ninh. Để công việc tuần tra diễn ra hiệu quả, mọi nhân viên cần lưu ý các Quy định tuần tra của bộ phận bảo vệ:
– Ký nhận và kiểm tra thiết bị trước khi đi tuần (bộ đàm và đèn pin).
– Tuần tra theo đúng lộ trình / trình tự / thời gian đã được quy định.
– Cẩn thận kiểm tra các khu vực vành đai của tòa nhà, xem xét, điều tra nếu thấy có dấu hiệu xâm nhập hoặc hành vi phá hoại tài sản.
– Cẩn thận kiểm tra khi phát hiện các dấu hiệu không bình thường như cửa chính hoặc cửa sổ không khóa…
– Cẩn thận kiểm tra các dấu hiệu hư hỏng của trang thiết bị như : Cháy bóng đèn/ Ống nước bị rò rỉ …
– Tuần tra các khu vực công cộng (hành lang, lối đi xung quanh tòa nhà, nhà vệ sinh, thang bộ…) và phòng điện, phòng máy để phát hiện kịp thời những dấu hiệu xâm phạm hay những mối nguy hại.
– Kiểm tra các thiết bị chữa cháy nhằm bảo đảm chúng không bị dời đi chỗ khác hoặc hư hỏng.
– Cuối cùng, cần ghi nhận đầy đủ các thông tin tuần tra và báo cáo lại nếu có việc bất thường xảy ra.
Giám sát việc ra vào của nhà thầu
Ở các tòa nhà, khu chung cư, thương có một lượng công nhân của nhà thầu vào ra rất lớn. Nhân viên bảo vệ phải yêu cầu công nhân sử dụng cổng sau, và không được phép vào bằng cổng chính ngoại trừ các trường hợp đặt biệt.
– Tất cả các công nhân phải để lại chứng minh thư tại phòng bảo vệ, nhận thẻ và đeo thẻ trong suốt thời gian làm việc.
– Phải ghi chép đầy đủ những thông tin sau vào sổ theo dõi công nhân nhà thầu:
(a) Tên công nhân;
(b) Số lượng công nhân;
(c) Chứng minh thư;
(d) Ngày và giờ vào;
(e) Loại công việc;
(f) Khu vực làm việc.
– Phải kiểm tra tất cả các trang thiết bị, dụng cụ mang vào Tòa nhà nhằm đề phòng có vũ khí nguy hiểm.
– Phải liên hệ với bộ phận có liên quan để xác nhận lại thông tin trước khi cho công nhân vào.
– Sau khi đã xác nhận có, Nhân viên bảo vệ hoặc giám sát phải cùng đi với họ đền khu vực làm việc.
– Nếu có bất cứ việc nào không được xác nhận thì không cho phép làm hoặc ngăn chặn ngay lập tức.
– Phải luôn luôn có người giám sát tất cả mọi hoạt động của nhà thầu (Nhân viên bảo vệ hoặc nhân viên của bộ phận có liên quan).
– Khi họ ra khỏi tòa nhà, phải luôn có người theo giám sát để hạn chế tối đa mọi cơ hội phá hoại cho tòa nhà.
– Không cho phép họ phát tờ rơi quảng cáo ở trong khu vực tòa nhà.
Giám sát xe gửi và nhân viên
– Bộ phận an ninh cần phải nhạy bén, có khả năng nhận biết và phân biệt được loại xe/ bảng số xe của khách.
– Ghi lại tất cả bảng số xe của khách.
– Các nhân viên tuần tra phải giám sát mọi sự di chuyển của xe khách một cách kín đáo.
– Đảm bảo xe đậu đúng nơi quy định không gây cản trở lưu thông.
– Yêu cầu khách làm thủ tục đăng ký đậu xe.
– Đối với các xe đậu qua đêm phải báo trước.
Sử dụng bộ đàm
Để thuận tiện cho việc liên lạc kịp thời và phối hợp với các bộ phận cần thiết. Tất cả nhân viên được phân công phải mang theo máy bộ đàm trong suốt ca trực; Phải ký nhận và ký trả bộ đàm.
– Khi sử dụng máy bộ đàm cần tuân theo các quy tắc:
+ Nói rõ ràng với nhịp vừa phải.
+ Tốc độ nói phải chậm hơn so với giao tiếp bình thường bình.
+ Điều chỉnh âm lượng vừa đủ nghe- không được la lớn hoặc đùa giỡn qua bộ đàm
– Phải biết công dụng của các mật mã:
+ Mã màu đỏ: Cháy
+ Mã màu xanh: Cướp
+ Mã màu vàng: Đe dọa đánh bom
– Nhân viên bảo vệ phải có trách nhiệm nếu làm hư bộ đàm.
Luci Building – Cung cấp Phương án bảo vệ tòa nhà, khu chung cư an toàn, đáp ứng các nhu cầu tiện ích của thời đại công nghệ 4.0
Việc kiểm soát an ninh trong các tòa nhà, khu chung cư có diện tích lớn vô cùng phức tạp, đòi hỏi bộ phận an ninh phải có kỹ năng chuyên môn cao và bộ phận nhân viên an ninh với số lượng lớn mới có thể đảm bảo được công việc cho các khu vực này. Vậy nên việc ứng dụng công nghệ vào hệ thống quản lý an ninh là vô cùng cần thiết với các ưu điểm vượt trội: an toàn, kịp thời, hiệu quả, giảm chi phí cho ban quản lý và chủ đầu tư.
Luci Building là phương án bảo vệ tòa nhà toàn diện. Không chỉ bao gồm hệ thống quản lý an ninh mà còn tích hợp nhiều giải pháp công nghệ khác như quản lý cơ điện tòa nhà, bãi đỗ xe thông minh và ứng cứu khẩn cấp,… hợp nhất trên một nền tảng. Đây chính là giải pháp phù hợp cho các dự án xây dựng khu đô thị thông minh, các chung cư và tòa nhà văn phòng cao cấp mong muốn hướng tới dịch vụ quản lý vận hành hiện đại và tiện ích.
Luci tự hào đi đầu trong lĩnh vực công nghệ phần mềm quản lý khu đô thị thông minh tại Việt Nam. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, Luci luôn sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn tận tâm cho khách hàng một cách chuyên nghiệp nhất.
Bạn có thể liên hệ tới Luci theo các địa chỉ sau:
Hotline: 0902 239 589
Website: https://luci.vn/
Email: info@luci.vn
