60 lượt xem
Quản lý hồ sơ thiết bị là một hoạt động không thể thiếu trong công tác vận hành tổ chức, doanh nghiệp. Nếu việc quản lý hồ sơ thiết bị được thực hiện một cách thủ công, không có sự trợ giúp của phần mềm quản lý thì doanh nghiệp sẽ tổn hao rất nhiều nguồn lực. Vậy, phần mềm quản lý hồ sơ thiết bị là gì, có những lợi ích nào? Hãy cùng Luci tìm hiểu các thông tin về phần mềm quản lý hồ sơ thiết bị thông minh trong bài viết sau đây.
1. Quản lý hồ sơ thiết bị là gì?
Hồ sơ thiết bị là một thuật ngữ dùng để chỉ các tài liệu được dùng để kiểm soát các thiết bị, máy móc của tổ chức, doanh nghiệp. Vai trò chính của hồ sơ thiết bị là cung cấp đầy đủ, chi tiết các thông tin về: thông số kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng, kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng,…
Như vậy, quản lý hồ sơ thiết bị là quá trình quản lý toàn bộ vòng đời của thiết bị, từ khâu lên kế hoạch mua sắm cho đến khi thiết bị được đưa vào sử dụng, thanh lý và kiểm kê.
Việc quản lý hồ sơ thiết bị đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong quá trình quản lý tài sản của tổ chức, doanh nghiệp.
2. Vì sao doanh nghiệp cần đến phần mềm quản lý hồ sơ thiết bị?
2.1. Khó khăn trong công tác quản lý hồ sơ thiết bị
- Tốn nhiều thời gian và công sức quản lý thủ công bằng excel khi có nhiều bảng tính, thông tin, dữ liệu về hồ sơ thiết bị cần được xử lý. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần phải có hệ thống quản lý hồ sơ thiết bị khoa học và hiệu quả.
- Rủi ro thất lạc hồ sơ trong trường hợp có nhiều người tham gia vào quá trình nhập dữ liệu. Nếu không có hệ thống quản lý hồ sơ thiết bị đồng nhất, dữ liệu rất dễ bị phân mảnh, gây khó khăn cho việc theo dõi và truy cập dữ liệu.
- Không rà soát, theo dõi sát sao được tình trạng sử dụng, độ hao mòn, lịch bảo dưỡng của thiết bị trong trường hợp doanh nghiệp phải quản lý số lượng lớn thiết bị và dữ liệu phức tạp.
2.2. Lợi ích sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ thiết bị
Phần mềm quản lý hồ sơ thiết bị là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp tự động hóa công tác quản lý thiết bị. Người dùng phần mềm hoàn toàn có thể kiểm soát chặt chẽ toàn bộ hồ sơ thiết bị, giúp cho quá trình quản lý thiết bị ngày càng hiệu quả, đồng thời tiết kiệm thời gian và nhân lực quản lý.
Những tính năng hữu ích phần mềm quản lý hồ sơ thiết bị mang đến cho doanh nghiệp có thể kể đến như: giúp tối ưu hóa quy trình quản lý thiết bị, tăng cường bảo mật thông tin, tiết kiệm thời gian và chi phí, cũng như gia tăng hiệu suất lao động của nhân viên.
2.2.1. Tối ưu hóa quy trình quản lý
Một trong những tính năng nổi bật nhất của phần mềm quản lý hồ sơ thiết bị là giúp doanh nghiệp tối ưu mọi hoạt động quản lý liên quan đến vòng đời của thiết bị, bao gồm:
- Tối ưu quy trình mua sắm, bao gồm: đề xuất và phê duyệt kế hoạch mua sắm, theo dõi tiến độ mua sắm theo từng thời điểm (ngày, tháng, quý, năm), quản lý hợp đồng mua sắm. Từ đó, giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng lãng phí ngân sách.
- Tối ưu quy trình thống kê, bao gồm: xem xét và xuất báo cáo chi tiết tình hình toàn bộ thiết bị như là số lượng, đề xuất thanh lý, lịch sử thu hồi, luân chuyển thiết bị.
- Tối ưu quy trình quản lý tồn kho, bao gồm: kiểm kê, báo cáo thanh lý thiết bị, giúp doanh nghiệp kiểm soát được số lượng thiết bị tồn kho hoặc kịp thời phát hiện tình trạng chênh lệch thực tế so với báo cáo.
- Tối ưu quy trình điều chuyển, bao gồm: xác định “giá trị còn lại” của thiết bị và đề ra phương án điều chuyển thiết bị hợp lý.
- Tối ưu quy trình quản lý nhà cung cấp, bao gồm: đánh giá năng lực cung ứng, nhờ đó giúp doanh nghiệp lựa chọn được nhà cung cấp thiết bị phù hợp nhất.
2.2.2. Tăng cường bảo mật dữ liệu
Tất cả hồ sơ thiết bị được kiểm soát và lưu trữ đồng bộ trên cùng 1 phần mềm, chỉ những nhân sự được doanh nghiệp cấp quyền mới có thể truy cập và sử dụng dữ liệu. Do đó, giảm thiểu được nguy cơ rò rỉ thông tin hoặc thất thoát dữ liệu.
2.2.3. Tiết kiệm thời gian và chi phí
Phần mềm quản lý hồ sơ thiết bị giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí bằng cách tự động hóa nhiều quy trình, từ bước lập kế hoạch mua sắm cho đến bước kiểm kê, thanh lý thiết bị. Điều này giúp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực và giảm thiểu lãng phí không cần thiết.
2.2.4. Tăng hiệu suất công việc
Phần mềm quản lý hồ sơ thiết bị giúp doanh nghiệp tự động hóa và sắp xếp hợp lý nhiều quy trình và công việc. Như vậy, đội ngũ nhân sự có thể dành thời gian nhiều hơn, tập trung hơn vào các công việc đem lại giá trị cao hơn.
3. Luci Asset Management – Phần mềm quản lý hồ sơ thiết bị trên nền tảng công nghệ IoT thông minh
3.1. Giới thiệu về công ty Luci và phần mềm quản lý tài sản thông minh Luci Asset Management
Công ty Cổ phần Luci là một trong những công ty công nghệ hàng đầu trong lĩnh vực phát triển và cung cấp các giải pháp vận hành doanh nghiệp trên nền tảng IoT. Với sứ mệnh “Khơi nguồn cảm hứng cho cuộc sống từ công nghệ”, Luci không ngừng phát triển và cập nhật các công nghệ tiên tiến để đem đến cho doanh nghiệp những sản phẩm chất lượng nhất.
Trong đó, Phần Mềm Quản Lý Tài Sản, Thiết Bị Thông Minh – Luci Asset Management đã giúp cho nhiều doanh nghiệp giải quyết các bài toán khó trong việc quản lý hồ sơ thiết bị, tiết kiệm chi phí đầu vào với bộ tiện ích thông minh.
3.2. Bộ tính năng nổi bật của Luci Asset Management
Luci Asset Management giúp người dùng dễ dàng cài đặt, cập nhật và kiểm soát tài sản của mình chỉ trong vài giây, tiết kiệm thời gian và tránh khỏi sự thất vọng.
Hơn hết, Luci Asset Management giúp các doanh nghiệp số hóa quản lý tài sản, thiết bị một cách tập trung, tất cả trong một. Từ đó, doanh nghiệp có thể quản lý tài sản và tận dụng tối đa hiệu suất tài sản, đồng thời cải thiện tuổi thọ của chúng và tiết kiệm chi phí đáng kể.
Luci Asset Management cung cấp cho người dùng bộ tính năng ưu việt như sau:
3.2.1. Quản lý thông tin vận hành
- Quản lý và kiểm soát hiện trạng tài sản.
- Theo dõi tình trạng vận hành của toàn bộ hệ thống dữ liệu tài sản một các nhanh chóng. trực quan và theo thời gian thực.
3.2.2. Báo cáo thống kê tài sản
- Biểu đồ động dễ sử dụng, dễ thay đổi.
- Tương tác biểu đồ và bản đồ.
- Cập nhật liên tục theo thời gian thực.
3.2.3. Bảo trì bảo dưỡng
- Quản lý giao việc, theo dõi tình trạng thực hiện công việc.
- Tùy chỉnh thiết lập quy trình.
3.2.4. Báo cáo tổng hợp sự cố
- Đơn giản hóa công tác tạo báo cáo trên website mà không cần lập trình.
- Thiết lập nhiều mẫu báo cáo, tích hợp bản đồ vào báo cáo trên cùng một giao diện.
- Dễ dàng để lãnh đạo theo dõi cập nhật tình hình một cách liên tục mọi lúc, mọi nơi.
3.3. Luci Asset Management giúp doanh nghiệp quản lý tài sản một cách thông minh và toàn diện
Được nghiên cứu và phát triển bằng nhiệt huyết của đội ngũ trẻ tài năng và sức mạnh công nghệ IoT, phần mềm Luci Asset Management cung cấp cho doanh nghiệp khả năng quản lý 360 độ vòng đời toàn bộ tài sản, thiết bị từ khi chúng được mua, lắp đặt, sử dụng, bảo dưỡng cho đến khi hết hạn sử dụng hoặc bị thu hồi.
Với những cống hiến và thành tựu đạt được, vào năm 2023, Luci vinh dự nhận giải thưởng Sao Khuê 2023 cho hạng mục Các sản phẩm, giải pháp phần mềm mới.
Mọi thông tin chi tiết về Giải Pháp Quản Lý Tài Sản, Thiết Bị Thông Minh – Luci Asset Management, Quý khách vui lòng liên hệ Luci theo thông tin:
- Trụ sở Hà Nội: Tầng 2, tòa nhà New Skyline, Đường Nguyễn Khuyến, Phường Văn Quán, Quận Hà Đông, TP. Hà Nội.
- Văn phòng Hồ Chí Minh: Tầng 8, Tòa nhà Pearl Plaza, Số 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh.
- Hotline: 0888 729 119
- Website: www.luci.vn
- Email: info@luci.vn
