Tìm hiểu công việc của ban quản lý tòa nhà và giải pháp quản lý tối ưu trong thời đại số

73 lượt xem
Chia sẻ:
Tìm hiểu công việc của ban quản lý tòa nhà và giải pháp quản lý tối ưu trong thời đại số

Trong bối cảnh ngày nay, vai trò của ban quản lý tòa nhà ngày càng trở nên quan trọng, đòi hỏi sự linh hoạt và sáng tạo để đối mặt với những thách thức đa dạng của công tác quản lý trong thời đại số. Các công việc của ban quản lý tòa nhà không chỉ giới hạn trong việc duy trì và bảo quản cơ sở hạ tầng, mà còn cần phải nâng cao hiệu quả quản lý toàn diện tòa nhà, cung cấp trải nghiệm sống tốt nhất cho cư dân. 

Một trong những xu hướng quan trọng là tích hợp công nghệ IoT vào quản lý tòa nhà. Các cảm biến và thiết bị kết nối Internet được sử dụng để giám sát và thu thập thông tin liên quan đến an ninh, năng lượng, và các yếu tố khác trong tòa nhà. Điều này giúp ban quản lý dễ dàng theo dõi và kiểm soát từ xa các chức năng như hệ thống chiếu sáng, nhiệt độ, an ninh, tiêu thụ năng lượng tạo ra một môi trường sống hiệu quả và bền vững.

1. Ban quản lý tòa nhà là gì?

Ban quản lý tòa nhà và ban quản trị tòa nhà là hai cơ quan quản lý quan trọng trong tòa nhà, bạn đã phân biệt được 2 cơ quan này? 

Đầu tiên, ban quản lý tòa nhà là đơn vị quản lý và vận hành tòa nhà. Ban quản lý tòa nhà ký hợp đồng với ban quản trị tòa nhà, có trách nhiệm thành lập và phân bổ nhân sự có đầy đủ chức năng và năng lực chuyên môn để đảm bảo mọi hoạt động vận hành của tòa nhà diễn ra hiệu quả. 

Ban quản lý tòa nhà là đơn vị quản lý và vận hành tòa nhà
Ban quản lý tòa nhà là đơn vị quản lý và vận hành tòa nhà

Ban quản trị tòa nhà là tổ chức đại diện cho dân cư trong tòa nhà, có tư cách pháp nhân. Ban quản trị tòa nhà do chủ sở hữu và cư dân bầu ra tại hội nghị tòa nhà, có nhiệm kỳ và sẽ được bầu lại vào cuối nhiệm kỳ hoặc được bầu tại hội nghị tòa nhà bất thường. Ban quản trị tòa nhà đại diện cho “tiếng nói” của cư dân trong tòa nhà trong các vấn đề chung liên quan đến việc vận hành và sinh sống trong tòa nhà.

Như vậy, sự khác nhau của Ban quản lý và Ban quản trị tòa nhà được thể hiện ở chức năng và nhiệm vụ của mỗi bên. Ban quản lý là đội ngũ quản lý chuyên nghiệp, trực tiếp quản lý và điều hành mọi hoạt động của tòa nhà, còn ban quản trị là tổ chức đại diện cho chủ đầu tư/cư dân, đảm nhiệm nghĩa vụ quản lý, sử dụng tòa nhà tuân theo quy định pháp luật.

2. Sơ đồ tổ chức ban quản lý tòa nhà

Sơ đồ tổ chức ban quản lý tòa nhà là một mô hình quản lý chặt chẽ đảm bảo thực hiện tốt các công việc của ban quản lý tòa nhà, bao gồm các bộ phận chính sau:

Trưởng ban quản lý tòa nhà: là đội ngũ có quyền hạn và chịu trách nhiệm cao nhất trong ban quản lý.

Phó ban (trợ lý) quản lý tòa nhà: là người dưới quyền trưởng ban quản lý, chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động trong tòa nhà.

Ban quản lý tòa nhà bao gồm nhiều bộ phận chuyên môn
Ban quản lý tòa nhà bao gồm nhiều bộ phận chuyên môn

Dưới ban quản lý tòa nhà là các bộ phận chuyên môn:

  • Bộ phận kỹ thuật
  • Bộ phận hành chính
  • Bộ phận kế toán
  • Bộ phận kinh doanh
  • Bộ phận chăm sóc khách hàng
  • Các nhà thầu chuyên cung cấp các dịch vụ trong mỗi tòa nhà: Bảo vệ, vệ sinh, cảnh quan, xử lý côn trùng, thu gom rác. Ban quản lý tòa nhà sẽ đứng ra chịu trách nhiệm lựa chọn nhà thầu phù hợp với nhu cầu của cư dân tòa nhà với mức chi phí hợp lý.

3. Những công việc quan trọng của ban quản lý tòa nhà

Công việc của ban quản lý tòa nhà đóng vai trò quan trọng để có thể duy trì và quản lý tốt một cộng đồng cư dân, bao gồm đảm bảo cơ sở hạ tầng vật chất được duy trì hiệu quả, đảm bảo an ninh, tài chính và các mối quan hệ xã hội cộng đồng… Những hoạt động này tạo nhằm tạo ra môi trường sống an toàn và thoải mái, đồng thời có những đóng góp quan trọng trong việc định hình và nâng cao giá trị cho tòa nhà.

3.1 Quản lý hợp đồng với chủ đầu tư và khách hàng

Ban quản lý tòa nhà quản lý hợp đồng với chủ đầu tư và khách hàng
Ban quản lý tòa nhà quản lý hợp đồng với chủ đầu tư và khách hàng

Quản lý hợp đồng với chủ đầu tư và khách hàng là một trong những công việc quan trọng của ban quản lý tòa nhà. Ban quản lý cần kiểm soát kỹ càng hợp đồng cho thuê nhà với các điều kiện cụ thể giữa khách hàng và chủ đầu tư, đồng thời, cần xác định rõ yêu cầu và trách nhiệm của nhà đầu tư với khách hàng thuê nhà, quy trình thu tiền hằng tháng cũng như quy trình thanh lý hợp đồng. Từ đó, đảm bảo thực hiện việc cung cấp dịch vụ quản lý, vận hành đúng theo điều khoản, quy định, tiêu chuẩn theo hợp đồng đã được ký.

3.2 Quản lý khách hàng

Ban quản lý tòa nhà là người tương tác trực tiếp với cư dân và các bên liên quan tới các hoạt động diễn ra trong tòa nhà. Do đó, ban quản lý cần có sự giao tiếp tinh tế và khéo léo để xử lý các vấn đề liên quan đến dịch vụ khách hàng như: quản lý việc sử dụng phòng của khách hàng, lấy ý kiến của cư dân về trải nghiệm các tiện ích, dịch vụ, đánh giá sự hài lòng của khách hàng, xử lý và giải quyết các khiếu nại, bảo vệ tài sản, đảm bảo an ninh và an toàn cho khách hàng, quản lý vệ sinh, các thiết bị và dịch vụ của tòa nhà, xây dựng, mở rộng và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, cư dân.

3.3 Quản lý nhân sự

Để công việc của ban quản lý tòa nhà diễn ra một cách hiệu quả, nhân sự là yếu tố quan trọng ban quản lý cần lưu ý trong công tác quản lý. Ban quản lý tòa nhà cần phải triển khai công tác đào tạo các thành viên tại từng bộ phận một cách liên tục, nâng cao nghiệp vụ nhân viên, phân công nhân sự phù hợp với vị trí công việc, chỉ đạo nhân viên tuân thủ các chính sách của công ty (đảm bảo các chính sách nhân sự của công ty được tôn trọng), quản lý chấm công, tiến hành đánh giá nhân viên ít nhất 2 lần/năm.

3.4 Quản lý chi phí

Tối ưu chi phí là yếu tố quan trọng trong công tác quản lý, vận hành tòa nhà
Tối ưu chi phí là yếu tố quan trọng trong công tác quản lý, vận hành tòa nhà

Ban quản lý tòa nhà cần thực hiện kiểm soát nghiêm ngặt chi phí của tòa nhà và nỗ lực tốt để đảm bảo không bội chi so với ngân sách hoạt động đã được duyệt, lưu giữ các bản ghi chép và kê khai hợp lý cho toàn bộ các khoản phí thu chi, báo cáo công tác vận hành với ban quản trị, công ty quản lý.

Một tòa nhà được quản lý vận hành bởi các đơn vị chuyên nghiệp, ban quản lý tận tâm và trách nhiệm sẽ giúp tòa nhà vận hành tốt hơn, mang đến sự yên tâm, hài lòng cho cư dân. Vì vậy, các chủ đầu tư, ban quản trị tòa nhà cần lựa chọn đơn vị quản lý tòa nhà uy tín.

3.5 Quản lý an ninh

An ninh, an toàn là vấn đề quan trọng hàng đầu, quyết định đến việc lựa chọn nơi sinh sống và làm việc của cư dân. Do đó, ban quản lý phải thực hiện tốt quy trình an ninh, đảm bảo an toàn cho toàn bộ tòa nhà. Công việc quản lý an ninh bao gồm: nắm rõ nội quy về phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn cứu hộ, thực hiện tuần tra đối với bộ phận bảo vệ, kiểm soát tài sản, hàng hoá, khách và nhân viên ra vào tòa nhà, quản lý bãi đỗ xe, đưa ra phương án ứng phó với các tình huống khẩn cấp như gây rối, phá hoại, tai nạn, mất mát, sơ cấp cứu, cứu nạn cứu hộ, xây dựng phương án đề phòng sự cố phát sinh. Bên cạnh đó, ban quản lý tòa nhà cần hợp tác cùng ban quản trị và cơ quan có thẩm quyền khác để đảm bảo an toàn, an ninh, trật tự khu vực.

3.6 Quản lý vệ sinh

Công việc của ban quản lý tòa nhà để đảm bảo vệ sinh tòa nhà đó là ban quản lý cần lên kế hoạch vệ sinh định kỳ, thường xuyên cho các khu vực trong tòa nhà, từ thang máy, sảnh chung cho tới cầu thang bộ,… Đối với rác thải sinh hoạt, ban quản lý cần áp dụng phương án xử lý theo đúng yêu cầu của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

Trước khi tiến hành, ban quản lý cần:

  • Khảo sát thực tế toàn bộ diện tích và hạng mục của tòa nhà
  • Đánh giá thực tế công tác vệ sinh và xây dựng kế hoạch vệ sinh cụ thể tương ứng với từng hạng mục
  • Xây dựng phương án hỗ trợ giữa các bộ phận vệ sinh để đảm bảo công việc diễn ra hiệu quả

3.7 Quản lý vận hành hệ thống kỹ thuật và bảo trì tòa nhà

Bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật định kỳ giúp tối ưu hiệu quả hoạt động của thiết bị
Bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật định kỳ giúp tối ưu hiệu quả hoạt động của thiết bị

Hệ thống kỹ thuật được ví như “trái tim” của cả tòa nhà, do đó, quản lý và vận hành hệ thống kỹ thuật hiệu quả là một công việc của ban quản lý tòa nhà hết sức quan trọng, giúp cho tòa nhà luôn được đảm bảo vận hành an toàn và có tuổi thọ lâu dài. Ban quản lý cần có kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng thiết bị một cách chi tiết và được thực hiện định kỳ, bao gồm các công việc: 

  • Tiến hành kiểm tra định kỳ để đánh giá tình trạng và hiệu suất của các thiết bị, xác định những phần cần được bảo trì và bảo dưỡng.
  • Lên kế hoạch thay thế linh kiện và vật tư cũ hoặc hỏng hóc, mua sắm và chuẩn bị trước những bộ phận cần thiết để đảm bảo sẵn có khi cần.
  • Lên lịch trình bảo dưỡng định kỳ cho các thiết bị. Bao gồm việc làm sạch, kiểm tra, và điều chỉnh để đảm bảo hoạt động ổn định.
  • Thực hiện kiểm tra an toàn định kỳ để đảm bảo rằng các thiết bị không gây nguy hiểm cho cư dân và nhân viên.
  • Tuân thủ lịch trình bảo trì và bảo dưỡng định kỳ một cách đều đặn.
  • Giám sát toàn bộ các cá nhân và nhà thầu thực hiện (nếu thuê đơn vị bên ngoài)
  • Đảm bảo toàn bộ các hoạt động và công việc bảo dưỡng được đảm nhận tuân thủ các yêu cầu

4. Ban quản lý tòa nhà sử dụng các giải pháp công nghệ IoT của Luci – Xu thế quản lý trong thời đại số

Sử dụng giải pháp công nghệ IoT (Internet of Things) trong công việc của ban quản lý tòa nhà là một xu hướng quan trọng trong thời đại số hiện nay. Công nghệ IoT mang lại những lợi ích lớn giúp nâng cao hiệu quả quản lý, trải nghiệm sống an toàn, tiện nghi cho cư dân.

Công nghệ IoT là xu thế quản lý trong thời đại số
Công nghệ IoT là xu thế quản lý trong thời đại số

Công ty Cổ phần Luci là một trong những đơn vị tiên phong trong việc nghiên cứu và phát triển giải pháp ứng dụng cho quản lý tòa nhà thông minh. Với kinh nghiệm triển khai các dự án về IoT (Internet Of Thing – Internet vạn vật) trong và ngoài nước, doanh nghiệp tự tin đem đến các giải pháp phục vụ cho hệ sinh thái đô thị – tòa nhà thông minh tại Việt Nam. Các giải pháp của Luci bao gồm:

Luci RMS – Giải pháp đô thị thông minh toàn diện từ quản lý điều hành, an ninh, giao thông, môi trường, y tế cho đến cuộc sống tiện nghi của người dân giúp cân bằng giữa việc chăm sóc cuộc sống cho cư dân đồng thời hoàn thành tốt các công việc của ban quản lý.

Luci iBMS – Giải pháp quản lý tòa nhà đồng bộ, cho phép quản lý, điều khiển các hệ thống cơ điện, cung cấp nước sinh hoạt, điều hòa thông gió, cảnh báo môi trường, an ninh, báo cháy trong một tòa nhà…đảm bảo cho việc vận hành các thiết bị trong toàn được chính xác, kịp thời, hiệu quả, tiết kiệm năng lượng. Quản lý tòa nhà thông minh Luci iBMS xuất sắc nhận được giải thưởng Thành phố thông minh Việt Nam năm 2023 cho lĩnh vực Giải pháp/thiết bị cho nhà/tòa nhà/khu đô thị thông minh – Giải thưởng uy tín do hiệp hội phần mềm và dịch vụ Công nghệ thông tin Việt Nam (VINASA) bình chọn.

Luci iBMS nhận giải thưởng thành phố thông minh 2023
Luci iBMS nhận giải thưởng thành phố thông minh 2023

Luci Lighting – Giải pháp chiếu sáng hiệu quả cho đô thị hiện đại. Luci Lighting là giải pháp chiếu sáng với khả năng tiết kiệm lên tới 70% năng lượng, giúp cho quá trình vận hành trở nên trơn tru với công suất tiêu thụ thấp đến mức tối đa nhờ cảm biến bật – tắt từ xa. Luci tự hào là thành viên Việt Nam đầu tiên tham gia hiệp hội chuẩn công nghệ kết nối không dây hàng đầu thế giới WiSUN.

Luci IOC – Trung tâm điều hành thông minh Luci IOC bao gồm hệ thống màn hình thông minh hiển thị và trực quan hoá dữ liệu dựa trên giám sát các hoạt động trong khuôn viên khu đô thị, thực hiện xử lý thông tin trả về từ CCTV, yêu cầu và phản ánh chất lượng của cư dân nhằm phục vụ công tác phân tích, hỗ trợ ra quyết định và điều hành khu đô thị đảm bảo sự thống nhất và hiệu quả.

Luci Asset Management – Luci AM là một trong những giải pháp áp dụng công nghệ hiện đại nâng cao chất lượng khu đô thị đồng thời tạo nên sự tiện ích, an toàn cho ban quản lý, người dùng. Quản lý tài sản thông minh là một bước đột phá giúp quản lý tài sản hiệu quả, chìa khóa thành công cho mọi doanh nghiệp.

Luci vinh dự là đơn vị nhận được giải thưởng Sao Khuê – giải thưởng tôn vinh, biểu dương các sản phẩm, giải pháp, dịch vụ xuất sắc có uy tín hàng đầu của ngành công nghệ thông tin Việt Nam do VINASA tổ chức thường niên từ năm 2003.

Luci vinh dự nhận giải thưởng Sao Khuê 
Luci vinh dự nhận giải thưởng Sao Khuê

Để biết thêm thông tin chi tiết về các giải pháp công nghệ của Luci phục vụ cho công việc của ban quản lý tòa nhà hiệu quả và thông minh, Quý khách vui lòng liên hệ Luci theo địa chỉ:

Trụ sở Hà Nội: Tầng 2, toà New Skyline, Đường Nguyễn Khuyến, Phường Văn Quán, Quận Hà Đông, Tp. Hà Nội

Văn phòng Hồ Chí Minh: Tầng 8, Tòa nhà Pearl Plaza, Số 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh

Hotline: 0888 729 119

Website: www.luci.vn

Email: info@luci.vn

Theo dõi
Thông báo của
guest
0 Góp ý
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
Mục lục