41 lượt xem
Trong nhiều năm trở lại đây, nhu cầu sinh sống tại các căn hộ chung cư đang trở thành xu hướng được nhiều người lựa chọn. Vì vậy việc tổ chức hội nghị nhà chung cư cũng thu hút đông đảo sự quan tâm từ phía cư dân. Bài viết hôm nay sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết nhất về vấn đề này.
Hội nghị nhà chung cư là gì?
Hội nghị nhà chung cư là những buổi họp mặt của các chủ sở hữu hay người sử dụng nhà chung cư trong trường hợp chủ sở hữu không tham dự. Trong những buổi hội nghị này, mọi người sẽ gặp mặt trực tiếp để cùng trao đổi, thảo luận và đưa ra quyết định về những vấn đề quan trọng. Theo quy định ban hành trong Luật Nhà ở năm 2014, các buổi hội nghị tại chung cư được tổ chức nhằm quyết định một số vấn đề sau:
- Đề cử, ứng cử hoặc bãi miễn các thành viên thuộc Ban Quản trị tòa nhà.
- Thông qua, sửa đổi, bổ sung Nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư; Quy chế hoạt động của Ban Quản trị tòa nhà; Quyết định mức phụ cấp trách nhiệm của Ban Quản trị tòa nhà cùng một số vấn đề khác.
- Thông qua báo cáo hoạt động; chi phí dịch vụ quản lý vận hành cùng với kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của tòa nhà.
- Quyết định một số nội dung khác.
Hội nghị nhà chung cư cũng được phân loại thành 3 hình thức cơ bản bao gồm:
Hội nghị nhà chung cư lần đầu
Đây là buổi gặp gỡ, họp mặt đầu tiên của các cư dân sinh sống trong tòa chung cư. Chương trình hội nghị nhà chung cư lần đầu được tổ chức trong vòng 12 tháng kể từ ngày khu chung cư đó chính thức bàn giao cũng như đưa vào sử dụng. Bên cạnh đó, hội nghị nhà chung cư lần đầu chỉ có thể tổ chức khi chủ đầu tư bàn giao tối thiểu 50% số căn hộ trong toàn bộ tòa nhà. Trong trường hợp vượt quy định 12 tháng mà vẫn chưa đủ số lượng bàn giao theo quy định, hội nghị nhà chung cư lần đầu sẽ được lùi lại đến khi đạt đủ con số 50%.
Hội nghị nhà chung cư bất thường
Hình thức hội nghị nhà chung cư này được tổ chức khi có những thay đổi đột ngột về mặt nhân sự trong Ban Quản trị tòa nhà. Mặt khác, việc tổ chức hội nghị nhà chung cư bất thường còn liên quan tới vấn đề thay đổi đơn vị quản lý vận hành hoặc điều chỉnh chi phí các dịch vụ.
Hội nghị nhà chung cư thường niên
Đây là buổi hội nghị nhà chung cư có sự góp mặt đông đảo nhất của các cư dân sinh sống trong tòa nhà. Buổi hội nghị này được tổ chức cố định mỗi năm một lần khi chủ đầu tư bàn giao tối thiểu 30% số căn hộ trong tòa nhà. Hội nghị nhà chung cư thường niên gồm có rất nhiều nội dung quan trọng mà các cư dân cần phải lưu ý và xem xét kỹ lưỡng.
Những ai được tham dự hội nghị nhà chung cư?
Tùy vào hình thức sở hữu của mỗi căn hộ mà đối tượng tham gia hội nghị nhà chung cư sẽ có sự khác nhau.
Đối với nhà chung cư, cụm nhà chung cư có một chủ sở hữu
Theo quy định của Bộ Xây dựng, trong trường hợp này ccác đối tượng được tham dự hội nghị nhà chung cư gồm có:
- Đại diện chủ sở hữu của căn hộ.
- Người sử dụng căn hộ chung cư.
- Đại diện Uỷ ban nhân dân cấp phường nơi tòa nhà chung cư tọa lạc.
Đối với nhà chung cư, cụm nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu
Theo quy định tại Khoản 2, Điều 16 Thông tư 02/2016/TT-BXD (sửa đổi, bổ sung tại Khoản 4, Điều 3 Thông tư 28/2016/TT-BXD thì những thành phần tham dự hội nghị nhà chung cư trong trường hợp này gồm có:
- Đại diện chủ đầu tư của tòa chung cư.
- Đại diện chủ sở hữu tại các căn hộ chung cư đã được bàn giao.
- Đại diện Uỷ ban nhân dân cấp phường nơi tòa chung cư tọa lạc.
Mặt khác, trong trường hợp các đối tượng nêu trên không thể đến dự hội nghị nhà chung cư thì có thể cử đại diện hoặc ủy quyền cho người khác tham gia.
Tổ chức hội nghị nhà chung cư như thế nào thì hợp lệ?
Điều kiện tổ chức hội nghị nhà chung cư cũng được Bộ Xây dựng quy định rõ như sau:
- Đối với trường hợp tổ chức hội nghị cho một nhà chung cư: Số lượng người tham dự phải đạt tối thiểu 50% trên tổng số chủ sở hữu cũng như số người sử dụng tòa nhà đó.
- Đối với trường hợp tổ chức hội nghị cho một cụm nhà chung cư: Mỗi tòa nhà chung cư bắt buộc phải cử các đại biểu tham dự. Số lượng đại biểu của mỗi tòa nhà phải đạt tối thiểu 10% trên tổng số chủ sở hữu cũng như số người sử dụng tòa nhà đó.
Như vậy, một buổi hội nghị nhà chung cư hợp lệ chỉ được tính là hợp lệ khi tuân thủ đúng theo yêu cầu trên. Nếu số lượng người tham dự không đủ theo tiêu chí đã quy định thì chủ đầu tư cần tăng cường tuyên truyền, vận động dân cư tham gia đầy đủ.
Hướng dẫn quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư chi tiết
Một buổi hội nghị nhà chung cư theo đúng tiêu chuẩn bao gồm các nội dung dưới đây:
Xác định thành phần tham dự hội nghị và số lượng cụ thể
Đây là bước đầu tiên, được đánh giá là rất quan trọng để việc tổ chức hội nghị nhà chung cư diễn ra thành công. Quy mô của buổi hội nghị phụ thuộc chủ yếu vào số lượng người tham gia. Mỗi căn hộ chung cư cần tối thiểu một người đến tham dự. Để tránh trường hợp vượt quá số lượng hay không đủ chỉ tiêu, người chủ trì cần chuẩn bị một danh sách chi tiết.
Triển khai nội dung công tác nhiệm kỳ từ Ban Quản lý tòa nhà
Việc báo cáo, tổng kết công tác nhiệm kỳ trước và triển khai công tác nhiệm kỳ sau là nội dung chủ đạo trong các buổi hội nghị nhà chung cư. Các thông tin cần đảm bảo sự ngắn gọn và chuẩn xác để các cư dân dễ dàng nắm bắt và thực hiện.
Tiếp thu ý kiến đóng góp của các cư dân
Tất cả các cư dân tham gia hội nghị đều có quyền phát biểu, đóng góp ý kiến. Những kiến nghị này cần được ghi chép cụ thể để Ban Quản lý tòa nhà nghiên cứu và hoạch định các kế hoạch.
Tổng kết lại nội dung và bế mạc hội nghị
Đây là bước cuối cùng trong quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư. Ngoài việc tổng kết lại chương trình của buổi hội nghị, Ban Quản lý tòa nhà sẽ lắng nghe và giải đáp các thắc mắc, đề xuất từ phía người dân. Công tác bế mạc là khâu chính thức khép lại buổi hội nghị nhà chung cư
Trên đây là những thông tin cần thiết, quan trọng về hội nghị nhà chung cư. Hy vọng bài viết của Luci đã phần nào giải đáp được những thắc mắc của bạn.
Bạn muốn tìm hiểu những kiến thức bổ ích liên quan tới quản lý, sử dụng nhà chung cư cho thành viên ban quản trị và cư dân? Hãy thường xuyên theo dõi tin tức tại Luci.vn và trải nghiệm tải ứng dụng App Luci Building. Mọi thông tin tức thời từ ban quản lý tòa nhà và nhiều tính năng tiện ích khác như thanh toán phí dịch vụ tòa nhà, tiền điện, nước, Internet hàng tháng… được tích hợp sẵn trên phần mềm Luci Building, giúp cư dân trải nghiệm cuộc sống hiện đại, tiện nghi hơn.
Luci Building – chạm kết nối, sống thông minh
Thông tin liên hệ :
Phone: 0902.239.589
Email: info@luci.vn
Trụ sở Hà Nội: Tầng 6, Zen Tower, 12 Khuất Duy Tiến, Thanh Xuân Trung, Thanh Xuân, Hà Nội
Văn phòng Hồ Chí Minh: Tầng 5, số 26 đường C18, quận Tân Bình, Hồ Chí Minh
