Sổ tay quản lý vận hành tòa nhà – Những điều bạn nên biết

107 lượt xem
Chia sẻ:
Cùng Luci khám phá những khía cạnh quan trọng của quản lý vận hành tòa nhà

Trong bối cảnh đô thị hóa và hiện đại hóa nhanh chóng, việc quản lý vận hành tòa nhà đã trở thành yếu tố then chốt đảm bảo hoạt động hiệu quả và bền vững của các công trình kiến trúc. Từ những tòa nhà văn phòng cao tầng cho đến các khu chung cư hiện đại, quản lý vận hành tòa nhà không chỉ đơn thuần là duy trì và bảo dưỡng cơ sở hạ tầng, mà còn bao gồm các dịch vụ khác. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu hơn về công việc quản lý vận hành. 

Quản lý vận hành tòa nhà là gì? 

Quản lý vận hành tòa nhà là quá trình quản lý và điều hành các hoạt động hàng ngày để đảm bảo tòa nhà hoạt động một cách hiệu quả và an toàn. Công việc này bao gồm một loạt các nhiệm vụ như bảo trì, sửa chữa, quản lý an ninh, quản lý các dịch vụ tiện ích và tương tác với cư dân. 

Quản lý vận hành tòa nhà giữ vai trò then chốt trong mọi hoạt động của tòa nhà
Quản lý vận hành tòa nhà giữ vai trò then chốt trong mọi hoạt động của tòa nhà

Mục tiêu của quản lý vận hành tòa nhà là duy trì môi trường sống và làm việc an toàn, thoải mái, tiện nghi cho cư dân. Đồng thời, tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và giảm thiểu các rủi ro về an ninh và an toàn. 

Quản lý vận hành tòa nhà thường được thực hiện bởi các nhà quản lý tòa nhà hoặc các công ty quản lý bất động sản chuyên nghiệp.

4 lý do bạn nên quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả

Tiết kiệm chi phí vận hành

Bằng cách sử dụng các công nghệ tiết kiệm năng lượng và thực hiện bảo trì định kỳ cho các hệ thống cơ điện, ban quản lý tòa nhà có thể giảm thiểu chi phí điện, nước và các chi phí sửa chữa không mong muốn. Đồng thời, quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả cũng giúp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn nhân lực và tăng hiệu suất làm việc.

Ban quản lý có thể tối ưu hóa chi phí vận hành tòa nhà
Ban quản lý có thể tối ưu hóa chi phí vận hành tòa nhà

Tăng giá trị tòa nhà

Một tòa nhà được quản lý tốt sẽ thu hút nhiều khách hàng hơn, từ đó tăng giá trị thị trường và cải thiện uy tín của tòa nhà. Bằng cách đầu tư vào bảo trì và nâng cấp cơ sở vật chất, bạn có thể tạo ra một môi trường sống và làm việc chất lượng cao, thu hút và giữ chân các khách thuê trong thời gian dài.

Quản lý vận hành hiệu quả giúp tăng giá trị tòa nhà trên thị trường 
Quản lý vận hành hiệu quả giúp tăng giá trị tòa nhà trên thị trường

Đảm bảo an toàn cho con người và tài sản

Quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả là yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo an toàn cho cư dân và tài sản. Việc lắp đặt hệ thống an ninh và giám sát, xây dựng kế hoạch ứng phó khẩn cấp và đảm bảo bảo hiểm tài sản đầy đủ, bạn có thể giảm thiểu rủi ro và tạo một môi trường sống an toàn cho cư dân trong tòa nhà.

Nhờ hệ thống an ninh hiện đại, cuộc sống của cư dân được đảm bảo an toàn
Nhờ hệ thống an ninh hiện đại, cuộc sống của cư dân được đảm bảo an toàn

Tạo môi trường sống và làm việc thoải mái, tiện nghi

Với việc cung cấp dịch vụ chất lượng, xây dựng các không gian xanh, kiểm soát tiếng ồn và môi trường, quản lý vận hành tòa nhà góp phần tạo ra một không gian sống và làm việc thoải mái, tiện nghi, đáp ứng nhu cầu của khách hàng. 

Các dịch vụ của quản lý vận hành tòa nhà

Trong những năm gần đây, quản lý vận hành tòa ngày càng được chú trọng hơn bao giờ hết. Nhiều dịch vụ hiện đại đã được triển khai nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Dưới đây là một số dịch vụ phổ biến của quản lý vận hành tòa nhà mà bạn có thể tham khảo

Quản lý tài chính

Quản lý tài chính là một trong những nhiệm vụ quan trọng của quản lý vận hành tòa nhà. Để đảm bảo tòa nhà hoạt động hiệu quả về mặt tài chính, cần lập kế hoạch và quản lý ngân sách, theo dõi các khoản thu và chi, xử lý hóa đơn và thanh toán và lập báo cáo tài chính định kỳ. 

Quản lý tài chính hiệu quả giúp ban quản lý nắm được chi tiêu nhanh chóng
Quản lý tài chính hiệu quả giúp ban quản lý nắm được chi tiêu nhanh chóng

Quản lý cơ sở vật chất

Quản lý cơ sở vật chất là công việc giúp đảm bảo hệ thống và thiết bị trong tòa nhà hoạt động một cách hiệu quả và an toàn. Hiện nay, hệ thống quản lý vận hành tòa nhà BMS (Building Management System) đóng vai trò quan trọng trong công việc này.

Để đảm bảo chất lượng các thiết bị trong tòa nhà, công việc bảo trì cần được tiến hành định kỳ
Để đảm bảo chất lượng các thiết bị trong tòa nhà, công việc bảo trì cần được tiến hành định kỳ

Hệ thống BMS giúp giám sát và điều khiển tất cả các hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà, đảm bảo rằng các thiết bị luôn hoạt động chính xác và hiệu quả. Nhờ đó, công việc bảo trì được thực hiện một cách suôn sẻ và chi phí được tối ưu hóa.

Quản lý nhân sự 

Quản lý nhân sự là một phần không thể thiếu trong công việc quản lý vận hành tòa nhà. Công việc này giúp ban quản lý theo dõi và nắm bắt tình hình nhân sự, từ đó lập ra các kế hoạch phù hợp để tối ưu hóa hoạt động. Đồng thời, quản lý nhân sự giúp tòa nhà tuân thủ các quy định pháp luật về lao động, bảo hiểm và các yếu tố pháp lý khác. 

Quản lý nhân sự là một dịch vụ không thể thiếu trong quản lý vận hành tòa nhà
Quản lý nhân sự là một dịch vụ không thể thiếu trong quản lý vận hành tòa nhà

Quản lý dịch vụ khách hàng

Khách hàng là những người trực tiếp trải nghiệm dịch vụ của tòa nhà và cung cấp những đánh giá khách quan nhất. Do đó, việc quản lý khách hàng là cực kỳ quan trọng trong quản lý vận hành tòa nhà, giúp tòa nhà nâng cao chất lượng dịch vụ và duy trì sự hài lòng, gắn bó của khách hàng.

Quy trình quản lý vận hành tòa nhà tại Việt Nam 

Quản lý vận hành tòa nhà là quy trình phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bộ phận để đảm bảo tòa nhà hoạt động một cách hiệu quả và an toàn. 

Quản lý an ninh

Đảm bảo an ninh là ưu tiên hàng đầu trong quản lý vận hành tòa nhà. Quy trình này bao gồm việc lắp đặt và vận hành hệ thống camera giám sát, thiết bị kiểm soát ra vào, và các biện pháp phòng ngừa rủi ro, đào tạo nhân viên bảo vệ, xây dựng và thực hiện các kế hoạch ứng phó khẩn cấp. 

Thực hiện đúng quy trình quản lý an ninh sẽ giúp tòa nhà được an toàn
Thực hiện đúng quy trình quản lý an ninh sẽ giúp tòa nhà được an toàn

Quản lý vệ sinh

Duy trì vệ sinh trong tòa nhà đảm bảo môi trường sống sạch sẽ và lành mạnh cho cư dân. Quy trình quản lý vệ sinh bao gồm việc lên lịch và thực hiện vệ sinh định kỳ cho các khu vực chung, kiểm soát chất lượng không khí và nước, quản lý việc xử lý rác thải. 

Quản lý kỹ thuật

Quản lý kỹ thuật tập trung vào việc duy trì và sửa chữa các hệ thống cơ điện, thang máy, điều hòa không khí và các thiết bị khác trong tòa nhà. Công việc bao gồm lập kế hoạch bảo trì định kỳ, giám sát hoạt động của các hệ thống kỹ thuật, xử lý các sự cố một cách nhanh chóng để đảm bảo tòa nhà luôn hoạt động ổn định.

Quản lý kỹ thuật là một trong những quy trình được chú trọng trong quản lý vận hành tòa nhà
Quản lý kỹ thuật là một trong những quy trình được chú trọng trong quản lý vận hành tòa nhà

Quản lý tài chính

Trong quản lý vận hành tòa nhà, quản lý tài chính là quy trình không thể thiếu. Công việc bao gồm lập kế hoạch ngân sách, theo dõi các khoản thu chi, xử lý hóa đơn và thanh toán, lập báo cáo tài chính định kỳ. Việc quản lý tài chính minh bạch giúp tạo lòng tin từ cư dân và đảm bảo sự phát triển bền vững của tòa nhà.

Quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự là công việc quan trọng, giúp tòa nhà hoạt động ổn định và hiệu quả. Quản lý nhân sự bao gồm các công việc như tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên, quản lý hiệu suất làm việc, giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự.

Quản lý nhà thầu

Quản lý nhà thầu đảm bảo các dịch vụ và công việc từ bên ngoài được thực hiện đúng tiến độ và chất lượng. Công việc này bao gồm lựa chọn, ký kết hợp đồng và giám sát hoạt động của các nhà thầu cung cấp dịch vụ bảo trì, vệ sinh, an ninh và các dịch vụ khác.

Quản lý khách hàng

Trong quản lý vận hành tòa nhà, quản lý khách hàng đóng vai trò cầu nối giữa tòa nhà với cư dân. Quản lý khách hàng liên quan đến việc giải quyết các yêu cầu và khiếu nại của cư dân, cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật, tổ chức các hoạt động giao lưu và tương tác để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với cư dân. 

Quản lý khách hàng hiệu quả góp phần không nhỏ trong việc quảng bá thương hiệu tòa nhà
Quản lý khách hàng hiệu quả góp phần không nhỏ trong việc quảng bá thương hiệu tòa nhà

Quản lý hợp đồng

Quản lý hợp đồng là một trong những công việc quan trọng của quản lý vận hành tòa nhà. Quản lý hợp đồng liên quan đến việc lập kế hoạch, đàm phán và ký kết các hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ và nhà thầu. 

Quy trình quản lý hợp đồng cần được tiến hành đúng và đủ
Quy trình quản lý hợp đồng cần được tiến hành đúng và đủ

Ngoài ra, công việc này bao gồm giám sát việc thực hiện hợp đồng, đảm bảo các điều khoản được tuân thủ và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Những bất cập trong quản lý vận hành tòa nhà 

Thiếu minh bạch, rõ ràng trong quản lý quỹ bảo trì

Một trong những bất cập phổ biến trong quản lý vận hành tòa nhà là thiếu minh bạch trong việc quản lý quỹ bảo trì. Quỹ bảo trì đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và sửa chữa các phần cơ sở vật chất của tòa nhà như thang máy, hệ thống điện nước, và các tiện ích khác. 

Quỹ bảo trì không được công khai minh bạch sẽ dẫn đến mâu thuẫn 
Quỹ bảo trì không được công khai minh bạch sẽ dẫn đến mâu thuẫn

Tuy nhiên, nhiều tòa nhà xuất hiện tình trạng không rõ ràng về việc thu, chi và sử dụng quỹ bảo trì, dẫn đến sự nghi ngờ và không hài lòng từ phía cư dân. Điều này có thể gây ra mất lòng tin và xung đột giữa quản lý và cư dân, đồng thời ảnh hưởng đến khả năng duy trì và phát triển của tòa nhà.

Tình trạng chưa bàn giao diện tích sử dụng chung

Các diện tích sử dụng chung như sảnh, hành lang, phòng gym, hoặc khu vui chơi dành cho trẻ em thường là những không gian quan trọng đối với cư dân tòa nhà. Tuy nhiên, không ít tòa nhà xảy ra tình trạng các không gian này không hoàn thiện hoặc không được phân định rõ ràng, gây ra bất tiện và không hài lòng cho cư dân. 

Chất lượng tòa nhà chưa đáp ứng nhu cầu của cư dân

Một vấn đề khác là chất lượng tổng thể của tòa nhà chưa đáp ứng được nhu cầu của cư dân. Đây có thể là do việc trì hoãn trong việc thực hiện bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà, chung cư. Khi chất lượng tòa nhà không đáp ứng được nhu cầu cơ bản của cư dân như an toàn, tiện nghi và thoải mái, sẽ dẫn đến sự bất mãn và phản đối từ phía cư dân. Tình trạng này nếu kéo dài có thể ảnh hưởng đến uy tín và giá trị của tòa nhà trên thị trường.

Một số lưu ý trong quá trình quản lý vận hành tòa nhà

Quản lý vận hành tòa nhà đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả. Dưới đây là một số điều cần lưu ý quan trọng khi tiến hành quản lý vận hành tòa nhà:

Một số lưu ý trong quá trình quản lý vận hành tòa nhà 
Một số lưu ý trong quá trình quản lý vận hành tòa nhà
  • Xây dựng và lập kế hoạch chi tiết và khoa học cho toàn bộ hệ thống tòa nhà. Điều này giúp ban quản lý nắm rõ tình trạng của tòa nhà.
  • Tạo ra các giải pháp hỗ trợ cho công việc quản lý tòa nhà, nhằm đảm bảo khả năng giải quyết nhanh chóng mọi vấn đề phát sinh.
  • Xây dựng các giải pháp tối ưu nhằm cải thiện hiệu suất kết nối giữa các bộ phận và phòng ban, đảm bảo quy trình diễn ra một cách hiệu quả nhất.
  • Sử dụng công nghệ và phần mềm quản lý trong quá trình quản lý vận hành tòa nhà, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho chủ đầu tư.
  • Tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật, đặc biệt chú ý đến các quy định như Điều 105 của Luật Nhà ở năm 2014.
  • Đánh giá và lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà một cách cẩn thận, để đảm bảo tính phù hợp và chất lượng của dịch vụ.

Luci iBMS – Giải pháp quản lý tòa nhà thông minh hiệu quả

Với sự phát triển mạnh mẽ của các khu đô thị, nhu cầu quản lý vận hành tòa nhà ngày càng trở nên cấp thiết. Việc quản lý vận hành tòa nhà hiệu quả giúp đảm bảo an ninh, an toàn, tối ưu hóa hiệu suất vận hành và tiết kiệm chi phí cho chủ đầu tư và cư dân.

Luci tự hào là đơn vị cung cấp giải pháp quản lý tòa nhà thông minh toàn diện, đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn hệ thống quản lý hiện đại. Trong đó, nổi bật là giải pháp Luci iBMS – Giải pháp quản lý tòa nhà thông minh, mang đến khả năng đồng bộ và điều khiển hiệu quả các hệ thống cơ điện, cung cấp nước sinh hoạt, điều hòa thông gió, cảnh báo môi trường, an ninh, báo cháy,… đảm bảo vận hành chính xác, kịp thời và tiết kiệm năng lượng.

Luci là đơn vị chuyên cung cấp giải pháp hệ thống tòa nhà thông minh
Luci là đơn vị chuyên cung cấp giải pháp hệ thống tòa nhà thông minh

Giải pháp Luci iBMS cung cấp các tính năng quản lý chuyên biệt cho từng lĩnh vực:

  • Quản lý tòa nhà: Điều khiển HVAC theo nhu cầu, tối ưu hóa hiệu quả vận hành, nâng cao sự thoải mái cho người sử dụng.
  • Quản lý an ninh: Tích hợp hệ thống kiểm soát an ninh, điều khiển truy cập, giám sát video, đảm bảo an ninh cho con người và tài sản.
  • Quản lý an toàn: Theo dõi và điều khiển hệ thống phòng cháy, báo cháy, chữa cháy, kiểm soát khói, đảm bảo an toàn cho tòa nhà.
Giải pháp Luci iBMS nhận giải thưởng Thành phố thông minh Việt Nam 2023
Giải pháp Luci iBMS nhận giải thưởng Thành phố thông minh Việt Nam 2023

Với những ưu điểm vượt trội, giải pháp quản lý tòa nhà thông minh Luci iBMS của Luci đã vinh dự nhận được giải thưởng Thành phố thông minh Việt Nam 2023 do Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ CNTT Việt Nam (VINASA) bình chọn. Đây chắc chắn là lựa chọn hoàn hảo cho các chủ đầu tư, ban quản lý tòa nhà đang tìm kiếm giải pháp hệ thống quản lý tòa nhà thông minh, hiệu quả và chuyên nghiệp. 

Để được tư vấn giải pháp hệ thống quản lý tòa nhà phù hợp nhất với nhu cầu của bạn, vui lòng liên hệ Luci qua các kênh sau:

  • Điện thoại: 0902 239 589
  • Email: info@luci.vn 
  • Website: www.luci.vn 
  • Địa chỉ trụ sở chính: Tầng 2, Tòa nhà New Skyline, Đường Nguyễn Khuyến, P. Văn Quán, Q. Hà Đông, Tp. Hà Nội 
  • Văn phòng tại TP Hồ Chí Minh: Tầng 8, Tòa nhà Pearl Plaza, Số 561A Điện Biên Phủ, P. 25, Q. Bình Thạnh, TP Hồ Chí Minh
Theo dõi
Thông báo của
guest
0 Góp ý
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
Mục lục