Số hóa là gì? Hiểu rõ khái niệm và vai trò của số hóa trong thời đại số

105 lượt xem
Chia sẻ:
Số hóa là gì? Hiểu rõ khái niệm và vai trò của số hóa trong thời đại số

Trong thế kỷ XXI, khái niệm “số hóa là gì” không chỉ đề cập đến việc chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý (analog) sang dạng số, mà còn là một “làn sóng” đang lan rộng, thúc đẩy sự tiến bộ và phát triển trong mọi lĩnh vực. Hiểu rõ khái niệm và tầm quan trọng của số hóa giúp chúng ta khai thác được những tiềm năng của thời đại số, tạo ra những cơ hội mới, nâng cao năng suất và khả năng sáng tạo, từ đó định hình lại cách xã hội và kinh tế hoạt động trong tương lai.

1. Số hóa là gì? – Digitization

Số hóa (Digitization) là quá trình chuyển đổi thông tin vật lý trên giấy và các quy trình thủ công thành định dạng kỹ thuật số trong đó thông tin được tổ chức thành các bit và byte thuận tiện cho quá trình truyền tải, xử lý và lưu trữ thông tin.

Số hóa là xu thế tất yếu trong thời đại số
Số hóa là xu thế tất yếu trong thời đại số

Dưới đây là một ví dụ quen thuộc giúp bạn hiểu rõ số hóa là gì? Đó là khi chụp ảnh bằng máy ảnh kỹ thuật số, hình ảnh ban đầu được chuyển đổi thành dữ liệu số để có thể lưu trữ trên thẻ nhớ hoặc ổ cứng hay khi chuyển đổi một báo cáo giấy thành định dạng PDF, dữ liệu không bị thay đổi, chỉ đơn giản là được mã hóa theo định dạng kỹ thuật số.

Số hoá có tác động lớn đến mọi lĩnh vực trong cuộc sống, từ giải trí, kinh tế, tài chính đến giáo dục, y tế,…  tạo ra những tiện ích và ứng dụng mới mà trước đây không thể có được với thông tin vật lý.

2. Các hình thức số hóa hiện nay

2.1 Số hóa thông tin 

Số hóa thông tin là quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý như giấy tờ, hình ảnh, hoặc âm thanh thành định dạng số. 

Định dạng PDF được sử dụng phổ biến khi quét tài liệu
Định dạng PDF được sử dụng phổ biến khi quét tài liệu

Ví dụ, một công ty muốn chuyển đổi các hồ sơ khách hàng từ dạng giấy sang dạng số để quản lý dễ dàng hơn có thể sử dụng máy scan hoặc phần mềm phù hợp để quét các tài liệu giấy và chuyển đổi chúng thành các tập tin PDF hoặc hình ảnh số. Sau đó, các tập tin này có thể được lưu trữ trên máy tính giúp cho việc truy cập và tìm kiếm dễ dàng. Bên cạnh đó, hình thức lưu trữ này còn giúp tiết kiệm không gian lưu trữ và tăng cường tính bảo mật của dữ liệu.

2.2 Số hóa quy trình 

Số hóa quy trình được hiểu đơn giản là ứng dụng công nghệ thông tin vào các quy trình vận hành để tối ưu và tiết kiệm thời gian cho các quy trình trong doanh nghiệp. 

Chữ ký số cũng là một hình thức số hóa quy trình
Chữ ký số cũng là một hình thức số hóa quy trình

Ví dụ, các ngân hàng phát triển ứng dụng di động tiện ích giúp cho khách hàng có thể thực hiện giao dịch mọi lúc, mọi nơi. Họ cũng áp dụng công nghệ tự động hóa để giảm thời gian xử lý và tăng cường bảo mật. Từ đó, khách hàng được trải nghiệm dịch vụ thuận tiện, nhanh chóng hơn còn ngân hàng thì nâng cao hiệu suất làm việc.

Trong thời đại số hóa, việc hiểu rõ những ứng dụng của số hóa là gì vô cùng quan trọng để có thể tận dụng toàn bộ tiềm năng của công nghệ và dữ liệu số.

3. Chuyển đổi số là gì? – Digital transformation

Chuyển đổi số (Digital transformation) là quá trình sử dụng công nghệ số để cải thiện và thay đổi cách các tổ chức hoặc doanh nghiệp làm việc. Quá trình này thường bao gồm sự kết hợp các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo, điện toán đám mây, Internet of Things… để tạo ra giá trị mới và tăng cường trải nghiệm của khách hàng. Chuyển đổi số không chỉ đơn thuần là sử dụng công nghệ, mà còn thay đổi cách thức tổ chức và làm việc cũng như tư duy về kinh doanh.

Chuyển đổi số là xu thế tất yếu của các doanh nghiệp hiện đại
Chuyển đổi số là xu thế tất yếu của các doanh nghiệp hiện đại

Ví dụ, các doanh nghiệp chuyển đổi từ thanh toán bằng tiền mặt sang hình thức thanh toán không dùng tiền mặt như mobile money, ví điện tử, quét mã QR,… Để có thể thực hiện được việc này, doanh nghiệp cần thực hiện số hóa và số hóa quy trình để đưa thông tin lên hệ thống công nghệ, sau đó sử dụng các tiến bộ như big data, AI để phân tích, kết nối và triển khai các hình thức thanh toán tiện lợi này cho người mua và đơn vị bán hàng.

4. Phân biệt số hóa và chuyển đổi số

Số hóa và chuyển đổi số là hai khái niệm có các đặc điểm riêng biệt. Về cơ bản, số hóa là chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý sang dạng số, trong khi chuyển đổi số liên quan đến việc thay đổi toàn diện cách thức hoạt động của tổ chức hoặc doanh nghiệp bằng cách sử dụng công nghệ số. Hãy cùng Luci tìm hiểu sâu hơn về sự khác biệt giữa chuyển đổi số và số hóa là gì?

Yếu tốSố hóaChuyển đổi số
Khái niệmQuá trình chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý thành dạng sốQuá trình toàn diện và chiến lược hóa các hoạt động kinh doanh, tổ chức và quy trình bằng cách sử dụng công nghệ, kỹ thuật số
Lợi íchCải thiện hiệu quả, khả năng tiếp cận và bảo quản thông tinTăng cường sự nhanh nhẹn và linh hoạt, cải thiện trải nghiệm của khách hàng, tiếp cận các thị trường và nguồn doanh thu mới, tạo ra một bước chuyển mình tích cực
Chức năngTập trung vào việc biến đổi dữ liệu, tài liệu và các phương tiện truyền thông khác thành định dạng sốTập trung vào việc thay đổi cách thức hoạt động, cải thiện hiệu suất và tạo ra giá trị mới thông qua ứng dụng công nghệ số.
Mục tiêuTăng cường tính hiệu quả và quản lý dữ liệu thông qua việc sử dụng công nghệ sốThay đổi và cải thiện các khía cạnh kinh doanh, quản lý tổ chức và tạo ra lợi thế cạnh tranh thông qua việc sử dụng công nghệ, kỹ thuật số
Ví dụChuyển đổi tài liệu giấy thành định dạng số, ví dụ: quét tài liệu giấy thành tệp PDF.Áp dụng công nghệ số để thay đổi toàn bộ quá trình kinh doanh và tổ chức, ví dụ: sử dụng trí tuệ nhân tạo để tối ưu hóa chuỗi cung ứng
Tác độngTác động tới việc lưu trữ, xử lý và truyền tải thông tinTác động tới cách thức làm việc, tổ chức và quản lý hoạt động kinh doanh

 

5. Tại sao số hóa trở nên cần thiết và phổ biến trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội?

Hiện nay, số hóa không chỉ là một xu hướng mà còn là “trụ cột” quan trọng trong mọi khía cạnh của đời sống xã hội và đang phát triển với tốc độ không ngừng. Vậy tại sao số hóa trở nên cần thiết và phổ biến đến vậy? 

5.1 Tối ưu hóa hiệu quả công việc

Tối ưu hóa hiệu quả công việc là một trong những lợi ích hàng đầu của số hóa trong doanh nghiệp. Số hóa giúp cải thiện hiệu suất làm việc bằng cách tự động hóa các quy trình và tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy cập, xử lý và chia sẻ thông tin.

Nếu như đối với các văn bản ở dạng vật lý, nhân viên phải mất nhiều thời gian để tổng hợp, tìm kiếm thì khi đã được số hóa, thao tác này sẽ trở nên dễ dàng và đơn giản hơn. Chỉ với các thiết bị như máy tính, điện thoại, họ có thể truy cập thông tin ở bất kỳ đâu. 

Khi các văn bản đã được số hóa, việc truyền đi các thông báo, chính sách trong doanh nghiệp cũng sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Nhân viên có thể làm việc với các tài liệu số hóa một cách dễ dàng
Nhân viên có thể làm việc với các tài liệu số hóa một cách dễ dàng

5.2 Tối ưu hóa chi phí

Bằng cách tự động hóa các quy trình và loại bỏ công việc thủ công, số hóa giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành và tiết kiệm chi phí lao động.

Giảm chi phí in ấn: Văn bản đã được số hóa có thể dễ dàng truyền đi, vì vậy doanh nghiệp sẽ không phải in ấn quá nhiều. Từ đó, giúp doanh nghiệp giảm chi phí giấy in, mực in, máy in.

Tiết kiệm chi phí lưu trữ hồ sơ vật lý: Việc số hóa dữ liệu giúp doanh nghiệp tiết kiệm được các chi phí văn phòng phẩm như kẹp giấy, folder và tủ đựng tài liệu, đồng thời giúp tiết kiệm không gian văn phòng.

Tăng cường hiệu suất lao động: Thông qua việc cung cấp cho nhân viên các công cụ số hóa và quy trình làm việc tối ưu sẽ giúp tăng cường hiệu suất lao động và giảm thiểu thời gian không hiệu quả.

Nhìn chung, sự hiểu biết về những vai trò quan trọng của số hóa là gì là cơ sở để thúc đẩy sự đổi mới và tiến bộ, đưa doanh nghiệp từng bước phát triển trong một thế giới đang ngày càng hiện đại.

5.3 Đảm bảo sự an toàn và tính bảo mật cho tài liệu

Số hóa không chỉ đem lại lợi ích về hiệu quả làm việc mà còn đảm bảo an toàn và tính bảo mật cho các dữ liệu quan trọng. Số hóa giúp quản lý dữ liệu một cách hiệu quả hơn, doanh nghiệp có thể tạo ra các bản sao lưu tự động và thiết lập các biện pháp bảo mật như mã hóa và kiểm soát truy cập. Việc lưu trữ tài liệu trong môi trường số hóa giúp giảm rủi ro mất mát hoặc hỏng hóc so với khi lưu trữ tài liệu giấy. 

Số hóa văn bản sẽ giúp doanh nghiệp bảo mật thông tin một cách an toàn hơn
Số hóa văn bản sẽ giúp doanh nghiệp bảo mật thông tin một cách an toàn hơn

Ngoài ra, hệ thống số hóa cung cấp các công cụ để kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập, chỉ cho phép những người được ủy quyền truy cập vào thông tin cụ thể đảm bảo sự bảo mật thông tin.

5.4 Thuận tiện cho quy trình quản lý tài liệu

Tính linh hoạt và thuận tiện trong quy trình quản lý tài liệu là một trong những lợi ích quan trọng khi tìm hiểu về vai trò của số hóa là gì trong doanh nghiệp. Bởi vì, trong các cơ quan, tổ chức, khối lượng tài liệu và văn bản là không hề nhỏ. Để có thể tối ưu hóa việc quản lý thì số hóa chính là công cụ hữu hiệu nhất. Với các hệ thống lưu trữ hiện đại, doanh nghiệp có thể lưu trữ một khối lượng tài liệu khổng lồ và không giới hạn.

Việc số hóa tài liệu cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng sắp xếp, phân loại và quản lý việc truy xuất thông tin. Điều này giúp cho hoạt động của doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp và có hệ thống hơn. Khi dữ liệu đã được số hóa và đưa vào hệ thống quản lý thông tin của doanh nghiệp, khả năng bị thất lạc thông tin sẽ ít hơn rất nhiều so với lưu trữ văn bản giấy thông thường. Đặc biệt, việc số hóa cũng giúp tài liệu lưu trữ được lâu dài, hạn chế được các tác động bên ngoài như thời gian, thời tiết. Điều này giúp tài liệu được bảo đảm nguyên vẹn mà không bị hư hỏng.

5.5 Phù hợp với quá trình chuyển đổi số

Số hóa là điều cần thiết để doanh nghiệp có thể bắt kịp với xu hướng thời đại số
Số hóa là điều cần thiết để doanh nghiệp có thể bắt kịp với xu hướng thời đại số

Số hóa tài liệu không chỉ mang đến sự hiệu quả và linh hoạt trong quản lý thông tin, mà còn phản ánh sự phù hợp với xu thế chuyển đổi số của mọi doanh nghiệp trong kỷ nguyên số hóa. Chuyển đổi tài liệu từ dạng vật lý sang dạng số, doanh nghiệp có thể tận dụng các công nghệ số hiện có để cải tiến quy trình và hiệu suất công việc. Số hóa dữ liệu cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân tích dữ liệu để đưa ra những quyết định kinh doanh chính xác hơn. Do đó, số hóa là một phần không thể thiếu của quá trình chuyển đổi số toàn diện trong doanh nghiệp.

5.6 Hình thức làm việc thân thiện với môi trường

Một trong những lợi ích đặc biệt nhất của số hóa đó là thân thiện với môi trường. Đây là công cụ hữu hiệu để giảm thiểu các hoạt động in ấn, photo, từ đó sẽ giảm thiểu rác thải ra môi trường.

Đối với các doanh nghiệp có cam kết phát triển bền vững, việc ứng dụng số hóa cũng là một trong những cách giúp doanh nghiệp chứng minh hoạt động bảo vệ môi trường của mình.

6. Chuyển đổi số trong quản lý đô thị thông minh ứng dụng các giải pháp IoT của Luci

Chuyển đổi số trong quản lý đô thị thông minh là một phần không thể thiếu trong sự phát triển của các đô thị hiện đại. Các giải pháp quản lý số tích hợp công nghệ IoT (Internet of Things), trí tuệ nhân tạo Artificial Intelligence và dữ liệu lớn Big Data đã giúp tối ưu hóa các hoạt động quản lý nguồn lực và cơ sở hạ tầng đô thị. Điều này đóng góp to lớn vào công tác xây dựng các đô thị thông minh và bền vững trong tương lai.

Chuyển đổi sổ trong quản lý đô thị thông minh là xu thế tất yếu
Chuyển đổi sổ trong quản lý đô thị thông minh là xu thế tất yếu

Công ty Cổ phần Luci là một trong những đơn vị tiên phong trong việc nghiên cứu và ứng dụng các giải pháp công nghệ trong công tác quản lý thời đại số. Các giải pháp IoT (Internet of Things) trong quản lý đô thị thông minh được nghiên cứu và phát triển bởi Luci đã được triển khai và mang đến thành công cho nhiều dự án lớn trong và ngoài nước. Các giải pháp của Luci bao gồm:

Luci RMS – Giải pháp đô thị thông minh toàn diện từ quản lý điều hành, an ninh, giao thông, môi trường, y tế cho đến cuộc sống tiện nghi của người dân giúp cân bằng giữa việc chăm sóc cuộc sống cho cư dân đồng thời hoàn thành tốt các công việc của ban quản lý.

Luci iBMS – Giải pháp quản lý tòa nhà đồng bộ, cho phép quản lý, điều khiển các hệ thống cơ điện, cung cấp nước sinh hoạt, điều hòa thông gió, cảnh báo môi trường, an ninh, báo cháy trong một tòa nhà…đảm bảo cho việc vận hành các thiết bị trong toàn được chính xác, kịp thời, hiệu quả, tiết kiệm năng lượng.

Luci Lighting – Giải pháp chiếu sáng hiệu quả cho đô thị hiện đại. Luci Lighting là giải pháp chiếu sáng với khả năng tiết kiệm lên tới 70% năng lượng, giúp cho quá trình vận hành trở nên trơn tru với công suất tiêu thụ thấp đến mức tối đa nhờ cảm biến bật – tắt từ xa. Luci tự hào là thành viên Việt Nam đầu tiên tham gia hiệp hội chuẩn công nghệ kết nối không dây hàng đầu thế giới WiSUN.

Luci IOC – Trung tâm điều hành thông minh Luci IOC bao gồm hệ thống màn hình thông minh hiển thị và trực quan hoá dữ liệu dựa trên giám sát các hoạt động trong khuôn viên khu đô thị, thực hiện xử lý thông tin trả về từ CCTV, yêu cầu và phản ánh chất lượng của cư dân nhằm phục vụ công tác phân tích, hỗ trợ ra quyết định và điều hành khu đô thị đảm bảo sự thống nhất và hiệu quả.

Luci Asset Management – Luci AM là một trong những giải pháp áp dụng công nghệ hiện đại nâng cao chất lượng khu đô thị đồng thời tạo nên sự tiện ích, an toàn cho ban quản lý, người dùng. Quản lý tài sản thông minh là một bước đột phá giúp quản lý tài sản hiệu quả, chìa khóa thành công cho mọi doanh nghiệp.

Luci là đơn vị nhận được giải thưởng Sao Khuê – giải thưởng tôn vinh, biểu dương các sản phẩm, giải pháp, dịch vụ xuất sắc có uy tín hàng đầu của ngành công nghệ thông tin Việt Nam do VINASA tổ chức thường niên từ năm 2003.

Luci vinh dự nhận giải thưởng Sao Khuê 
Luci vinh dự nhận giải thưởng Sao Khuê

Hy vọng những chia sẻ của Luci đã giúp bạn hiểu rõ khái niệm số hóa là gì cũng như xu thế chuyển đổi số trong mọi lĩnh vực của kinh tế xã hội. Để biết thêm thông tin chi tiết về các giải pháp công nghệ của Luci trong quản lý đô thị thông minh, Quý khách vui lòng liên hệ Luci theo địa chỉ:

Trụ sở Hà Nội: Tầng 2, toà New Skyline, Đường Nguyễn Khuyến, Phường Văn Quán, Quận Hà Đông, Tp. Hà Nội

Văn phòng Hồ Chí Minh: Tầng 8, Tòa nhà Pearl Plaza, Số 561A Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh

Hotline: 0902 239 589

Website: www.luci.vn

Email: info@luci.vn

Theo dõi
Thông báo của
guest
0 Góp ý
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
Mục lục