169 lượt xem
Quy trình quản lý vận hành tòa nhà được xây dựng cho những chủ đầu tư nhiều hạng mục. Điều này giúp chủ đầu tư quản lý, vận hành tòa nhà một cách dễ dàng, an toàn. Vậy làm thế nào để xây dựng một quy trình quản lý hiệu quả? Hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây ngay nhé!
>> Công ty quản lý tòa nhà sẽ quản lý những vấn đề gì?
>> Giải pháp quản lý tòa nhà thông minh nhất trong thời đại 4.0
Quy trình quản lý vệ sinh tòa nhà
Thông thường, trong các tòa chung cư thường có số lượng lớn người qua lại. Điều này rất dễ mất kiểm soát vấn đề vệ sinh của tòa nhà không hề dễ dàng. Chính vì vậy, cần phải có phương pháp quản lý vệ sinh tòa nhà.
Ban quản lý tòa nhà cần đưa ra các kế hoạch vệ sinh tòa nhà. Cụ thể, cần vệ sinh từ khu ngoài nhà đến các khu căn hộ, nhà xe, thang máy,… Các bản kế hoạch vệ sinh cần đầy đủ và chi tiết nhất. Bên cạnh đó, ban quản lý cần đưa ra các quy định xử lý rác thải. Điều này giúp đảm bảo vệ sinh tòa nhà, nâng cao uy tín cho chủ đầu tư. Quy trình quản lý được triển khai như sau:
- Khảo sát cụ thể các hạng mục của tòa nhà.
- Đánh giá và lên kế hoạch vệ sinh từng hạng mục riêng biệt.
- Thực hiện các công tác triển khai.
- Xây dựng thêm các phương án hỗ trợ để đảm bảo hiệu quả công việc.
Vệ sinh tòa nhà là một vấn đề cần thiết trong quy trình quản lý vận hành tòa nhà. Các hoạt động triển khai đảm bảo thực hiện hằng ngày, hoặc định kỳ.
Quy trình quản lý khách hàng
Các tòa nhà cao tầng đều có lượng khách hàng lớn với nhiều đối tượng khác nhau. Đó có thể là người thuê nhà, thuê văn phòng, thuê cửa hàng,… Xây dựng quy trình quản lý khách hàng khi tòa nhà có lượng cư dân và khách khổng lồ. Điều này bắt buộc ban quản lý cần có các giải pháp quản lý, kiểm soát hiệu quả.
Quy trình quản lý khách giúp ban quản lý dễ dàng hơn trong việc kiểm soát khách hàng. Quy trình quản lý khách hàng bao gồm:
- Xây dựng danh sách khách hàng cần quản lý. Bổ sung khách hàng mới và bỏ đi những khách hàng cũ không còn sử dụng dịch vụ.
- Quản lý khách sử dụng phòng họp.
- Khảo sát theo yêu cầu và mong muốn khách hàng.
- Xử lý các khiếu nại và thiết lập các biểu mẫu cần thiết.
- Trang trí và marketing theo yêu cầu của khách hàng.
- Đảm bảo an toàn và an ninh của khách hàng trong tòa nhà.
- Quản lý quy trình vệ sinh của khách hàng.
- Quản lý các tài sản của khách hàng.
- Đón tiếp và hướng dẫn khách hàng khi tới làm việc tại tòa nhà.
- Bảo dưỡng và sửa chữa tài sản của khách hàng.
- Các hình thức, thái độ, tác phong nhân viên với khách hàng.
- Quản lý các thiết bị, dịch vụ của tòa nhà chung cư.
Quy trình quản lý khách hàng cần có kế hoạch chi tiết. Các mục cần được nêu rõ ràng để đảm bảo việc chăm sóc khách hàng đơn giản, hiệu quả.
Quy trình quản lý các nhà thầu
Quy trình quản lý vận hành tòa nhà tiếp theo đó chính là là quản lý nhà thầu. Đây là quy trình triển khai các công tác quản lý các chủ thầu đầu tư. Quy trình này rất cần thiết cho công tác quản lý vận hành tòa nhà. Nội dung của quy trình gồm:
- Tiếp nhận ý kiến của mọi người về các kế hoạch phát triển nhà thầu.
- Lên các kế hoạch mời thầu chi tiết.
- Các kế hoạch quản lý các nhà thầu.
- Kế hoạch chi phí với chủ thầu.
Quy trình quản lý an ninh tòa nhà
An ninh là vấn đề quan trọng trong quy trình quản lý, vận hành tòa nhà. Số lượng khách đông, tài sản nhiều nên đảm bảo an ninh là vô cùng cần thiết. Vì vậy, cần lập quy trình an ninh của tòa nhà để đảm bảo an toàn tốt nhất. Ban quản lý cần thiết lập:
- Các quy định về phòng cháy chữa cháy toà nhà, các biểu mẫu.
- Tuần tra thường xuyên bộ phận bảo vệ, huấn luyện về an toàn PCCC.
- Kiểm soát tài sản, hàng hoá, kiểm soát khách và nhân viên.
- Biết cách xử lý sự cố bảo vệ nhanh chóng.
- Thực hiện quản lý và sử dụng dụng cụ bảo vệ.
- Xử lý các tình trạng khẩn cấp,…
Quy trình xây dựng quản lý an ninh tòa nhà cụ thể như sau:
- Khảo sát, nghiên cứu toàn bộ cấu trúc tòa nhà. Bao gồm toàn bộ thiết kế tòa nhà, lối ra vào,…
- Đánh giá tình hình và thực trạng an ninh của tòa nhà.
- Đưa ra các đề xuất bảo vệ an ninh, bố trí nhân viên bảo vệ.
- Lên kế hoạch cụ thể triển khai các hoạt động bảo vệ tòa nhà.
- Xây dựng các phương án dự phòng đề phòng có sự cố.
Quy trình quản lý vận hành tòa nhà về kỹ thuật, khoa học
Tòa chung cư có cơ sở, vật chất đồng bộ và hiện đại sẽ thu hút nhiều khách hơn. Chính vì vậy, cần có quy trình quản lý tòa nhà kỹ thuật, khoa học. Cụ thể ban quản lý tòa nhà cần đưa ra các kế hoạch:
- Các quy trình bảo trì, bảo hành và sửa chữa tòa nhà.
- Kế hoạch bảo trì các công trình xây dựng.
- Kế hoạch bảo dưỡng máy điều hòa, thang máy,…
- Các quy trình trên giúp đáp ứng và thỏa mãn các nhu cầu cần thiết của khách hàng. Không chỉ giúp thu hút nhiều khách hàng mà còn tăng uy tín cho chủ đầu tư. Quy trình được triển khai như sau:
- Kiểm tra, khảo sát toàn bộ hệ thống thiết bị tại tòa nhà.
- Đưa ra các đáng giá về thực trạng hệ thống kỹ thuật của tòa nhà hiện tại.
- Đưa ra các đề xuất khắc phục các sự cố đã có từ trước.
- Lên kế hoạch các quy trình vận hành cụ thể (vận hành, bảo dưỡng, thay thế,…).
- Đưa ra đề xuất giải quyết các sự cố có thể phát sinh.
Xem thêm về phần mềm quản lý căn hộ chung cư
Quy trình quản lý, triển khai công tác quản lý tài chính
Quy trình này giúp cho công tác quản lý tài chính minh bạch, khai nhất và hợp lý. Đây là quy trình quan trọng trong các quy trình quản lý vận hành tòa nhà hiện nay. Quy trình triển khai công tác quản lý tài chính cụ thể như sau:
- Xây dựng và triển khai các kế hoạch, quy trình thu tài chính.
- Xây dựng và triển khai các kế hoạch, quy trình chi tài chính.
- Xây dựng các quy trình báo cáo thu chi thường kỳ, định kỳ.
- Lên kế hoạch chi tiết đảm bảo công tác quản lý tài chính giữa các bộ phận.
Trên đây là một số chia sẻ về quy trình quản lý vận hành tòa nhà hiện nay. Mong rằng bài viết đã mang lại những thông tin hữu ích cho bạn. Giúp bạn dễ dàng hơn trong việc triển khai các công tác quản lý, vận hành tòa nhà chung cư của mình.
>> Quản lý tòa nhà là gì? Những kiến thức quan trọng cần ‘bỏ túi’
