38 lượt xem
Hiện nay, nhiều đơn vị đã lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng. Đây thực sự là một sự lựa chọn thông minh. Vậy, phần mềm quản lý này hỗ trợ quản lý những gì? Tại sao cần phải sử dụng phần mềm quản lý trong thời đại cách mạng 4.0? Câu trả lời sẽ có trong bài viết mà Luci đã phân tích dưới đây.
Phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng hỗ trợ quản lý những gì?
Phần mềm này hỗ trợ tối đa cho hoạt động quản lý tòa nhà văn phòng. Tất cả công việc quản lý đều được phần mềm xử lý. Cụ thể, phần mềm sẽ hỗ trợ quản lý những công việc sau:
Quản lý hợp đồng
Phần mềm sẽ tự động quản tự động quản hợp đồng cho thuê. Cung cấp đầy đủ thông tin khách hàng, diện tích thuê, giá thuê… Đồng thời, quản lý tình trạng của hợp đồng. Bao gồm: thời gian ký kết, thời gian hết hạn, thời gian thu phí, ghi chú,…
Quản lý thông tin tòa nhà
Phần mềm sẽ trực tiếp quản lý đầy đủ thông tin về tòa nhà. Bao gồm: thông tin về diện tích, trạng thái mặt bằng, giá thuê mặt bằng,… Bên cạnh đó, phần mềm còn lưu trữ đầy đủ hình ảnh và tài liệu về tòa nhà.
Quản lý dịch vụ tòa nhà
Các dịch vụ trong tòa nhà như điện, điện thoại, nước, internet,… sẽ được phần mềm lưu trữ. Cụ thể, phần mềm sẽ quản lý chỉ số điện, nước của từng văn phòng. Tính toán thành chi phí cụ thể và xuất hóa đơn.
Phần mềm sẽ thực hiện lưu trữ lại tất cả chỉ số. Đơn vị quản lý có thể xem báo cáo so sánh chỉ số giữa các tháng. Điều này sẽ giúp phát hiện những sai sót kịp thời.
Quản lý kỹ thuật trong tòa nhà
Các hệ thống kỹ thuật của tòa nhà như máy lạnh, thang máy, camera,… Phần mềm sẽ quản lý toàn bộ những hệ thống này. Quản lý hóa đơn mua sắm các thiết bị. Quản lý và theo dõi để bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị kịp thời. Đảm bảo hệ thống kỹ thuật vận hành tốt.
Phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng sẽ lưu lại lịch bảo trì các hệ thống. Tự động báo khi đến thời hạn bảo trì. Thiết bị được bảo trì đúng hạn sẽ kéo dài thời gian sử dụng.
Quản lý nhân viên
Đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng luôn đau đầu vì công tác quản lý nhân viên. Bởi. lượng nhân viên quá nhiều khiến ban quản lý không thể kiểm soát được. Tuy nhiên, với phần mềm quản lý, điều này sẽ trở nên dễ dàng hơn. Cụ thể, phần mềm sẽ quản lý thông tin của từng nhân viên: họ tên, số điện thoại, chức vụ,… Nhờ vậy, nhân viên có thể nắm công việc và thực hiện hiệu quả.
>> Cần cân nhắc khi sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà miễn phí
Tại sao cần phải sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng?
Sử dụng phần mềm giúp tiết kiệm thời gian, công sức
Phần mềm sẽ quản lý các hạng mục công việc theo lập trình tự động. Nhờ vậy, mọi việc đều được xử lý nhanh chóng. Ban quản lý tòa nhà văn phòng không cần trực tiếp xử lý từng công việc một. Từ đó, giúp ban quản lý tiết kiệm được thời gian, công sức và tài chính.
Quản lý bằng phần mềm sẽ khoa học, hiệu quả hơn
Tất cả các công việc được xử lý trên cùng một hệ thống. Tạo ra sự thống nhất, đồng bộ trong quản lý. Tránh tình trạng các phòng ban hoạt động rời rạc, không có sự liên kết.
Phần mềm còn lưu trữ toàn bộ số liệu, tài liệu, báo cáo,… Vì vậy, ban quản lý có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin khi cần thiết. Phần mềm quản lý các dữ liệu khoa học giúp nâng cao hiệu quả quản lý tòa nhà văn phòng.
Giảm thiểu chi phí thuê nhân viên khi sử dụng phần mềm
Công việc quản lý tòa nhà văn phòng tương đối nhiều và phức tạp. Vì vậy, mỗi tòa nhà phải thuê lượng nhân sự lớn. Mỗi bộ phận sẽ phải có số lượng nhân sự đủ để điều hành hoạt động. Vậy nên bộ máy quản lý sẽ rất cồng kềnh. Hàng tháng, ban quản lý phải bỏ ra một khoản tiền lớn để trả lương cho lượng nhân sự này.
Vì vậy, sử dụng phần mềm quản lý là một sự lựa chọn tối ưu. Phần mềm sẽ thay thế con người xử lý công việc. Lượng nhân viên sẽ được giảm bớt. Chi phí trả lương cho nhân viên cũng sẽ giảm đi.
Tránh những vấn đề không đáng có
Phần mềm sẽ giúp công việc quản lý tránh được những rủi ro không mong muốn. Cụ thể, phần mềm sẽ giúp các tòa nhà văn phòng tránh được những vấn đề sau:
- Sai sót trong xử lý số liệu tài chính, chỉ số điện nước.
- Tranh chấp do mất hợp đồng.
- Quên hạn bảo dưỡng các thiết bị trong tòa nhà.
- Không kiểm soát được tình trạng mặt bằng.
- Không quản lý được thông tin khách hàng.
- Không quản lý được hết nhân viên.
Vì vậy, các tòa nhà văn phòng phải ứng dụng phần mềm ngay từ hôm nay. Đây là một sự lựa chọn tối ưu. Chắc chắn khi sử dụng phần mềm, chất lượng quản lý sẽ được nâng tầm.
Bài viết đã giúp bạn hiểu hơn về phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng. Lý do nên lựa chọn sử dụng phần mềm. Vì vậy, hãy ứng dụng phần mềm vào quản lý để mang lại hiệu quả tối đa.
