235 lượt xem
Trong môi trường kinh doanh ngày nay, quản lý tài sản là yếu tố quyết định sự thành công của một doanh nghiệp. Việc hiểu rõ và áp dụng đúng quy trình quản lý tài sản không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo chất lượng tài sản mà còn tạo ra lợi ích to lớn về mặt tài chính và quản lý hoạt động. Trong bài viết dưới đây, chúng ta sẽ đi sâu vào tìm hiểu về quy trình quản lý tài sản và những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp.
Quy trình quản lý tài sản là gì?
Quy trình quản lý tài sản là hệ thống các bước nhằm duy trì, kiểm soát và tối ưu hóa việc sử dụng tài sản của một tổ chức hoặc cá nhân. Quy trình này bao gồm các công việc thu thập thông tin, đánh giá giá trị tài sản, phân loại tài sản, xây dựng quy trình nhập/xuất tài sản, theo dõi và bảo trì tài sản.
Lợi ích của việc áp dụng quy trình quản lý tài sản
Áp dụng quy trình quản lý tài sản mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho các tổ chức và cá nhân. Những lợi ích này không chỉ giúp tối ưu hóa việc sử dụng tài sản mà còn tạo ra giá trị lâu dài và bền vững. Dưới đây là ba lợi ích chính khi áp dụng quy trình quản lý tài sản:
Tăng khả năng dự đoán và lập kế hoạch
Việc áp dụng quy trình quản lý tài sản có hệ thống cho phép doanh nghiệp theo dõi và ghi nhận đầy đủ thông tin về các tài sản hiện có. Điều này giúp dự đoán chính xác hơn về nhu cầu bảo trì, thay thế hoặc nâng cấp tài sản trong tương lai. Nhờ đó, tổ chức có thể lập kế hoạch chi tiết về nguồn lực và ngân sách cần thiết, tránh được những tình huống bất ngờ và đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.
Nâng cao trách nhiệm và sự trung thực
Quy trình quản lý tài sản yêu cầu ghi chép và theo dõi cụ thể từng tài sản, từ khâu mua sắm đến sử dụng và bảo trì. Điều này tạo ra sự minh bạch và trách nhiệm cao hơn trong việc quản lý và sử dụng tài sản. Các nhân viên sẽ ý thức hơn về trách nhiệm của mình đối với tài sản công ty, từ đó giảm thiểu tình trạng lãng phí, thất thoát và gian lận.
Nâng cao khả năng đối phó với thay đổi và khủng hoảng
Một hệ thống quy trình quản lý tài sản hiệu quả sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về tình trạng và giá trị của các tài sản trong tổ chức. Khi có thay đổi hoặc khủng hoảng xảy ra, tổ chức có thể nhanh chóng đánh giá tình hình và đưa ra các biện pháp ứng phó kịp thời. Việc có sẵn các kế hoạch dự phòng và khả năng điều chỉnh nhanh chóng giúp tổ chức duy trì hoạt động liên tục và giảm thiểu tác động tiêu cực.
Các công việc phổ biến của quy trình quản lý tài sản trong doanh nghiệp
Quy trình quản lý tài sản trong doanh nghiệp bao gồm nhiều công việc, nhằm đảm bảo tài sản được sử dụng hiệu quả và bền vững. Dưới đây là một số công việc chính trong quy trình này:
- Kiểm kê và ghi nhận tài sản: Doanh nghiệp cần kiểm kê và ghi nhận tất cả các tài sản hiện có, ghi chép chi tiết thông tin về từng tài sản như đặc điểm, vị trí, giá trị, tình trạng và ngày mua sắm.
- Đánh giá và phân loại tài sản: Công việc này bao gồm đánh giá và phân loại tài sản theo các tiêu chí như loại tài sản, thời gian sử dụng và mức độ quan trọng đối với hoạt động kinh doanh.
- Lập kế hoạch sử dụng và bảo trì: Công việc này bao gồm thiết lập lịch trình bảo trì định kỳ và các biện pháp bảo trì cần thiết để kéo dài tuổi thọ của tài sản
- Quản lý vòng đời tài sản: Đây là công việc quan trọng trong quy trình quản lý tài sản. Doanh nghiệp cần theo dõi toàn bộ vòng đời của tài sản từ khi mua sắm, sử dụng, bảo trì cho đến khi thanh lý, để đưa ra quyết định về việc nâng cấp, thay thế hoặc thanh lý tài sản khi cần thiết.
- Theo dõi và kiểm soát tài sản: Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý tài sản để theo dõi tình trạng và lịch sử sử dụng, thực hiện kiểm kê định kỳ để đảm bảo tính chính xác của thông tin
- Báo cáo và phân tích: Lập báo cáo định kỳ về tình trạng và hiệu quả sử dụng tài sản, phân tích dữ liệu để tìm kiếm cơ hội cải thiện và tối ưu hóa việc quản lý tài sản.
Việc thực hiện các công việc trên một cách hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng tài sản một cách tối ưu, giảm thiểu rủi ro và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Quy trình quản lý tài sản hiệu quả trong doanh nghiệp
Quy trình quản lý tài sản là quy trình phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều công việc để đảm bảo chất lượng tài sản và tối ưu hóa chí phí cho doanh nghiệp
Lập kế hoạch quy trình quản lý tài sản
Việc lập kế hoạch quy trình quản lý tài sản là bước đầu tiên và quan trọng nhất, bao gồm xác định mục tiêu và phạm vi quản lý tài sản. Doanh nghiệp cần thiết lập các chính sách và quy trình cụ thể cho việc quản lý tài sản, đảm bảo mọi khía cạnh của quá trình đều được xem xét và điều chỉnh phù hợp. Đồng thời, phân công trách nhiệm và nguồn lực cần thiết cho từng khâu trong quy trình là điều quan trọng để đảm bảo hiệu quả và sự rõ ràng trong công việc.
Ghi chép và cập nhật thông tin
Ghi chép và cập nhật thông tin về tài sản là công việc quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ các tài sản hiện có. Ban đầu, cần tiến hành kiểm kê và lập danh sách tất cả các tài sản hiện có, ghi chép chi tiết thông tin về từng tài sản bao gồm mô tả, vị trí, giá trị, tình trạng và ngày mua sắm. Thông tin này cần được cập nhật thường xuyên khi có sự thay đổi về tình trạng, vị trí hoặc quyền sở hữu tài sản, đảm bảo dữ liệu luôn chính xác và kịp thời.
Xuất sử dụng tài sản
Quy trình xuất sử dụng tài sản bao gồm việc lập kế hoạch sử dụng tài sản theo nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp, theo dõi việc sử dụng tài sản để đảm bảo chúng được sử dụng đúng mục đích và hiệu quả. Việc ghi nhận quá trình xuất và trả lại tài sản là cần thiết để cập nhật thông tin liên tục, giúp tránh tình trạng lãng phí và đảm bảo tài sản luôn sẵn sàng khi cần thiết.
Đánh giá và bảo trì tài sản
Đánh giá và bảo trì tài sản là bước quan trọng trong quy trình quản lý tài sản nhằm duy trì và kéo dài tuổi thọ của tài sản. Thực hiện kiểm tra định kỳ để đánh giá tình trạng và hiệu suất của tài sản, lập kế hoạch và thực hiện các biện pháp bảo trì cần thiết.
Quy trình này bao gồm việc ghi nhận và xử lý kịp thời các sự cố hoặc hư hỏng phát sinh trong quá trình sử dụng, đảm bảo tài sản luôn trong tình trạng hoạt động tốt nhất.
Thanh lý tài sản
Thanh lý tài sản bao gồm xác định các tài sản không còn sử dụng hoặc không còn giá trị kinh tế, lập kế hoạch và thực hiện thanh lý một cách hợp lý và hiệu quả. Doanh nghiệp cần ghi nhận và báo cáo chi tiết về quá trình thanh lý, bao gồm giá trị thu hồi và các chi phí liên quan, nhằm tối ưu hóa việc thu hồi giá trị từ tài sản không còn hữu dụng.
Kiểm kê tài sản
Kiểm kê tài sản là bước cuối cùng trong quy trình quản lý tài sản, nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin về tài sản. Thực hiện kiểm kê định kỳ, so sánh kết quả kiểm kê với dữ liệu ghi chép để phát hiện và xử lý các sai lệch. Báo cáo kết quả kiểm kê và đề xuất các biện pháp cải thiện nếu cần thiết, giúp doanh nghiệp duy trì sự kiểm soát chặt chẽ và hiệu quả trong việc quản lý tài sản.
Những bất cập trong quy trình quản lý tài sản tại doanh nghiệp
Tính đa dạng và phức tạp của thông tin tài sản
Thông tin về tài sản trong doanh nghiệp rất đa dạng và phức tạp, bao gồm nhiều yếu tố như đặc điểm, vị trí, giá trị, tình trạng và ngày mua sắm. Việc ghi chép và quản lý thông tin này đòi hỏi sự chính xác và liên tục cập nhật, nhưng thường gặp khó khăn do khối lượng thông tin lớn và sự thay đổi liên tục.
Hơn nữa, việc thiếu hệ thống quản lý dữ liệu đồng bộ và chuẩn hóa có thể dẫn đến việc thông tin bị thiếu sót hoặc không nhất quán, gây khó khăn trong việc theo dõi và quản lý tài sản.
Sắp xếp, tìm kiếm và theo dõi tài sản
Sắp xếp, tìm kiếm và theo dõi tài sản là một thách thức lớn trong quá trình quản lý tài sản, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có số lượng tài sản lớn và phân tán trên nhiều địa điểm khác nhau.
Việc không có hệ thống quản lý tài sản hiệu quả dẫn đến khó khăn trong việc định vị tài sản khi cần thiết, gây lãng phí thời gian và nguồn lực. Hơn nữa, việc theo dõi tình trạng và lịch sử sử dụng tài sản cũng gặp nhiều trở ngại, làm giảm khả năng quản lý hiệu quả và phản ứng kịp thời khi có sự cố xảy ra.
Rắc rối trong quy trình luân chuyển và bàn giao tài sản
Quy trình luân chuyển và bàn giao tài sản trong doanh nghiệp thường gặp phải nhiều rắc rối do thiếu quy trình chuẩn và sự phối hợp không đồng bộ giữa các bộ phận. Việc chuyển giao tài sản từ bộ phận này sang bộ phận khác hoặc từ người này sang người khác thường không được ghi chép đầy đủ và chính xác, dẫn đến mất mát hoặc thất thoát tài sản.
Hơn nữa, trong quy trình quản lý tài sản, việc doanh nghiệp thiếu các biện pháp kiểm tra và xác nhận khi bàn giao tài sản cũng làm tăng nguy cơ thất thoát và mất mát tài sản.
Khó khăn trong việc xác định giá trị khấu hao chính xác
Xác định giá trị khấu hao chính xác của tài sản là một trong những thách thức lớn nhất trong quy trình quản lý tài sản. Việc này đòi hỏi phải có thông tin đầy đủ và chính xác về giá trị ban đầu, thời gian sử dụng và mức độ hao mòn của từng tài sản.
Tuy nhiên, do thiếu dữ liệu chính xác và phương pháp tính toán đồng nhất, doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong việc xác định giá trị khấu hao, dẫn đến việc ghi nhận tài sản không chính xác và ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.
TOP 4 phần mềm quản lý tài sản hiệu quả nhất hiện nay
Việc lựa chọn phần mềm quản lý tài sản phù hợp đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý tài sản. Các phần mềm quản lý tài sản hiện đại không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi, ghi chép và bảo trì tài sản một cách hiệu quả mà còn hỗ trợ lập kế hoạch và quản lý chi phí một cách chính xác. Dưới đây là 4 phần mềm quản lý tài sản hiệu quả nhất hiện nay, bạn có thể tham khảo
Phần mềm quản lý thông tin tài sản thông minh Luci AM
Luci Asset Management (Luci AM) là phần mềm quản lý thông tin tài sản được xây dựng và phát triển bởi công ty cổ phần Luci – đơn vị tiên phong trong nghiên cứu và phát triển các giải pháp ứng dụng IoT cho lĩnh vực quản lý thông minh. Hiện nay, Luci AM là một trong những phần mềm quản lý tài sản được sử dụng rộng rãi nhất bởi những tính năng quan trọng.
- Theo dõi và quản lý thông tin tài sản toàn diện và hiệu quả: Luci AM theo dõi, giám sát tình trạng và vị trí của tài sản trong thời gian thực, ghi chép chi tiết về lịch sử sử dụng, bảo trì, và các thông tin khác liên quan đến tài sản. Bên cạnh đó, Luci AM được tích hợp với quy trình chuỗi cung ứng để theo dõi và quản lý tài sản từ nguồn gốc đến kết thúc. Phần mềm cũng có chức năng lên lịch và theo dõi các công việc bảo dưỡng, sửa chữa để tối ưu hóa tuổi thọ và hiệu suất của tài sản.
- Tính bảo mật cao: Luci AM có hệ thống an ninh bảo mật công nghệ cao. Phần mềm sẽ gửi thông báo và cảnh báo tức thì qua email, tin nhắn hoặc ứng dụng di động khi có sự kiện quan trọng hoặc vượt quá ngưỡng cảnh báo.
- Tích hợp IoT (Internet of Things): Luci AM Kết nối với các thiết bị IoT để cung cấp dữ liệu chi tiết và chính xác về tình trạng của tài sản.
- Báo cáo và thống kê tự động: Luci AM tạo báo cáo tự động, thống kê về tình trạng, hiệu suất, và chi phí của tài sản.
- Tương thích di động: Người dùng có thể sử dụng ứng dụng di động để quản lý tài sản từ xa và dễ dàng theo dõi thông tin khi cần thiết thông qua phần mềm Luci AM
- Tích hợp Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning): Luci AM kết nối với hệ thống ERP để tối ưu hóa quy trình quản lý tổng thể của doanh nghiệp.
Những tính năng này phối hợp cùng nhau giúp Luci AM trở thành một giải pháp quản lý tài sản thông minh, linh hoạt và hiệu quả.
Phần mềm quản lý tài sản Hinet
Phần mềm quản lý tài sản Hinet là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp quản lý một cách chi tiết và toàn diện các tài sản đã được đầu tư mua sắm. Với các tính năng nổi bật sau:
- Quản lý toàn bộ tài sản hiện có và gán chúng cho các bộ phận sử dụng một cách linh hoạt.
- Theo dõi và quản lý toàn bộ các dữ liệu phát sinh trong quá trình luân chuyển tài sản, bao gồm các loại văn bản như phiếu giao việc, phiếu trình, phiếu xử lý, và nhiều hơn nữa.
- Đánh giá tài sản sau mỗi lần sử dụng, bao gồm các chỉ số như khấu hao, hao mòn, điều chuyển, bảo dưỡng, bảo hành, giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về hiệu suất và tình trạng của từng tài sản.
Phần mềm quản lý tài sản Faceworks
Phần mềm quản lý tài sản cố định Faceworks mang đến cho người dùng một loạt tính năng quản lý tài sản hiệu quả, từ quản lý thông tin hồ sơ tài sản đến kế hoạch bảo dưỡng và cập nhật nhật ký vận hành của thiết bị. Các tính năng nổi bật bao gồm:
- Quản lý danh mục: Hỗ trợ quản lý các danh mục liên quan đến tài sản như nhà sản xuất, nhóm tài sản, loại tài sản, đơn vị tính, và bộ phận sử dụng. Điều này giúp người dùng tổ chức thông tin một cách rõ ràng và tiện lợi.
- Quản lý tài sản chi tiết: Hỗ trợ nhập thông tin tài sản và đáp ứng theo quy trình nghiệp vụ quản lý tài sản của doanh nghiệp, bao gồm quản lý số lượng tài sản và cập nhật số lượng tăng giảm của tài sản.
- Quản lý tình trạng tài sản: Hỗ trợ tính toán hao mòn, khấu hao, nguyên giá và giá trị còn lại của tài sản, giúp người dùng có cái nhìn tổng quan về tình trạng và giá trị của các tài sản.
- Quản lý đề nghị cấp tài sản và giao-nhận tài sản: Hỗ trợ quản lý nhập, xuất và tồn kho tài sản, cung cấp mẫu đơn đề nghị cấp tài sản, và theo dõi lịch sử giao-nhận tài sản. Điều này giúp người dùng quản lý quy trình cấp tài sản và giao-nhận tài sản một cách thuận tiện và hiệu quả.
Phần mềm quản lý tài sản gAMSPro
Phần mềm gAMSPro là một giải pháp toàn diện giúp các tổ chức và doanh nghiệp giải quyết mọi nghiệp vụ liên quan đến mua sắm và thanh lý tài sản. Với các tính năng nổi bật sau:
- Quản lý hàng hóa: Đảm bảo chất lượng và kiểm duyệt đúng tiêu chuẩn sử dụng, giúp tổ chức và doanh nghiệp đảm bảo rằng mọi hàng hóa đều đáp ứng được yêu cầu về chất lượng và tiêu chuẩn.
- Quản lý nhà cung cấp: Đánh giá nhà cung cấp dựa trên lịch sử mua hàng, bảo trì và sửa chữa tài sản của nhà cung cấp, giúp tổ chức và doanh nghiệp lựa chọn được những đối tác cung cấp đáng tin cậy và hiệu quả.
- Quản lý mua sắm: Hỗ trợ lập kế hoạch mua sắm, tạo đơn yêu cầu mua hàng, và theo dõi quá trình tạm ứng và thanh quyết toán, giúp tổ chức và doanh nghiệp quản lý quy trình mua sắm một cách thông minh và hiệu quả.
Hy vọng bài viết trên, Luci đã giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về quy trình quản lý tài sản từ khái niệm, lợi ích đến những bất cập trong quy trình quản lý tài sản. Đồng thời, Luci đã giới thiệu tới bạn đọc TOP 4 phần mềm quản lý tài sản tốt nhất đi kèm đánh giá, phân tích chi tiết. Để được tư vấn chi tiết hơn về phần mềm quản lý tài sản thông minh Luci AM, bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua:
- Điện thoại: 0902 239 589
- Email: info@luci.vn
- Website: www.luci.vn
- Địa chỉ trụ sở chính: Tầng 2, Tòa nhà New Skyline, Đường Nguyễn Khuyến, P. Văn Quán, Q. Hà Đông, Tp. Hà Nội
- Văn phòng tại TP Hồ Chí Minh: Tầng 8, Tòa nhà Pearl Plaza, Số 561A Điện Biên Phủ, P. 25, Q. Bình Thạnh, TP Hồ Chí Minh
