5 QUY TRÌNH CẦN CÓ TRONG BỘ QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÒA NHÀ

Quản lý tòa nhà chung cư là dịch vụ không thể thiếu trong bất ai đang sống trong tòa nhà. Khi chủ đầu tư có được một đơn vị quản lý và bộ quy trình quản lý tòa nhà tốt sẽ giúp nâng cao chất lượng và giá trị tòa nhà. Vậy một bộ quy trình quản lý chuyên nghiệp sẽ bao gồm những gì? Hãy cùng Luci tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây!

Mục lục

1.Quy trình quản lý tòa nhà là gì?

Quy trình quản lý tòa nhà là hoạt động giúp các chủ đầu tư theo dõi và giám sát vận hành hệ thống tòa nhà nhanh chóng, chuyên nghiệp. Một dịch vụ quản lý tòa nhà tốt đem lại sự thoải mái cho cư dân và sự hài lòng, tín nhiệm của chủ đầu tư. Đối với cư dân, dịch vị quản lý mang lại sự an toàn, đảm bảo tính tiện lợi khi sinh sống trong một môi trường văn minh. Đối với chủ đầu tư, giúp tối đa hóa giá trị của tòa nhà, nâng cao danh tiếng của bất động sản, khai thác mọi hiệu quả đầu tư.

2.Tại sao cần đến bộ quy trình quản lý tòa nhà chung cư

Chung cư là mô hình nhà ở được ưa chuộng nhất hiện nay. Một tòa nhà có thể đáp ứng nhu cầu sinh hoạt của hàng trăm hộ gia đình đồng thời cung cấp các dịch vụ tiện ích liên quan. Để đảm bảo một cộng đồng người sinh sống văn minh, cần có 1 đơn vị quản lý cung cấp tất cả các dịch vụ như: Dịch vụ an ninh, dịch vụ vệ sinh môi trường, dịch vụ cung cấp và bảo dưỡng thiết bị,…

Ngoài ra cần có thêm một bộ quy trình quản lý tòa nhà, nhằm đảm bảo được sự vận hành nhà chung cư diễn ra trơn tru. Quản lý và vận hành tòa nhà đem lại nhiều lợi ích cho cả chủ đầu tư lẫn cư dân đang sinh sống trong tòa nhà:

Đảm bảo an toàn cho khu dân cư bằng việc áp dụng và cung cấp một hệ thống an ninh tiên tiến.
Thay mặt chủ đầu tư vận hành quản lý mọi hoạt động của tòa nhà chung cư, giúp thống nhất quá trình vận hành và đạt hiệu quả cao nhất.
Là trung gian lắng nghe và cân bằng lợi ích giữa 2 bên là chủ đầu tư và cư dân, đưa ra các giải pháp nhằm đảm bảo quyền lợi cho cả 2 bên.
Một chung cư có quy trình quản lý và vận hành tòa nhà tốt sẽ gia tăng giá trị bất động sản.
Bộ quy trình quản lý tòa nhà linh hoạt hiệu quả giúp cho quá trình vận hành hoạt động của chung cư được diễn ra liên tục, hiệu quả.
Giúp chủ đầu tư tiết kiệm chi phí, cũng như thời gian trong việc tự mình đi thuê nhân lực quản lý tòa nhà.

3.5 quy trình cần có trong bộ quản lý tòa nhà chung cư

Bộ quy trình quản lý tòa nhà chung cư giúp bạn quản lý tòa nhà hiệu quả nhất. Trong quy trình quản lý vận hành nhà chung cư cần tuân thủ theo 5 quy trình sau:

3.1 Quy trình quản lý hành chính, hợp đồng trong bộ quy trình quản lý tòa nhà

Đây là quy trình mang tính nghiệp vụ hành chính, thể hiện sự chuyên nghiệp của tòa nhà. Nếu không xây dựng được một bộ quy chuẩn để giám sát các thủ tục hành chính, hợp đồng chặt chẽ, hệ thống tòa nhà sẽ dễ lâm vào tình trạng không kiểm soát được. Quy trình quản lý hành chính bao gồm:

– Lập biểu mẫu trong việc tiếp nhận thư từ, văn bản,…

– Đưa ra bộ quy chuẩn chăm sóc khách hàng

– Bộ quy trình báo cáo định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm

– Bô quy trình quản lý các hợp đồng liên quan như: tiền thuê căn hộ, thu tiền dịch vụ từng căn hộ, quy trình thanh lý hợp đồng,…

3.2 Quy trình quản lý khách hàng trong bộ quy trình quản lý tòa nhà

Hiện nay, các tòa nhà chung cư thường sở hữu lượng lớn khách hàng, cư dân thuộc các tầng lớp, đối tượng khác nhau. Chính vì vậy đòi hỏi công tác quản lý khéo léo và chuyên nghiệp, tối ưu trải nghiệm cho khách hàng.

Thông thường quy trình quản lý khách hàng bao gồm: quy trình bộ phận dịch vụ khách hàng; quy trình đón tiếp khách hàng ghé thăm tòa nhà; quy trình bàn giao nhà; quy trình trang trí căn hộ theo yêu cầu; quy trình quản lý tài sản cho khách hàng; quy trình bảo trì sửa chữa tài sản; quy trình thanh lý hợp đồng;…

3.3 Quy trình quản lý vệ sinh tòa nhà

Vệ sinh là một trong những vấn đề quan trọng cần lưu ý trong việc quản lý và điều hành tòa nhà. Nhằm đảm bảo vệ sinh của tòa nhà, ban quản lsy tòa nhà thường đưa ra các nguyên tắc và quy định phù hợp nhân viên và cư dân.

Một bộ quy trình quản lý tòa nhà mảng vệ sinh chuẩn sẽ được triển khai:

– Khảo sát hạng mục và diện tích của chúng

– Đánh giá tình hình và lên kế hoạch vệ sinh

– Phân công nhân viên tiến hành vệ sinh

– Lên phương án hỗ trợ hiệu quả trong quá trình quản lý

3.4 Quy trình đảm bảo an ninh trong bộ quy trình quản lý tòa nhà

Quy trình quản lý đảm bảo an ninh là một cộng tác không thể thiếu trong bộ quy trình quản lý chung cư. Việc quản lý an ninh bao gồm các công việc như: giám sát hệ thống camera; phân bố bảo vệ trong từng khu vực của tòa nhà; bảo vệ tài sản, phương tiện đi lại của cư dân,…

Một khu dân cư chất lượng dịch vụ tốt sẽ là nơi có an ninh tốt, đảm bảo sự an toàn của mọi người. Đây là một trong những điểm cộng lớn của tòa nhà.

3.5 Quy trình quản lý vận hành kỹ thuật

Ngày nay khi hệ thống kỹ thuật ngày càng hiện đại, đòi hỏi công tác bảo trì kỹ thuật, sửa chữa và vận hành càng trở nên dễ dàng hơn. Ban quản lý cần xây dựng quy trình quản lý vận hành tòa nhà chung cư với hệ thống kỹ thuật khoa học.

Quy trình quản lý kỹ thuật sẽ được thực hiện như sau:

Khảo sát hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà
Kiểm tra thiết bị bên trong tòa nhà
Đánh giá thực trạng và tìm cách khắc phục khi có lỗi
Xây dựng kế hoạch vận hành hiệu quả
Ứng phó kịp thời khi có lỗi xảy ra
Lên kế hoạch kiểm tra và bảo trì thường xuyên cho hệ thống thang máy, hệ thống chiếu sáng, hệ thống máy bơm,…

Sử dụng bộ quy trình quản lý tòa nhà không chỉ giúp tiết kiệm chi phí; tránh khả năng rủi ro mà còn tạo được lòng tin của Chủ đầu tư đối với cư dân sinh sống và trước mặt các đối tác.